Perfectionnez vos écrits professionnels et administratifs

Comprendre la place de l’écrit dans la fonction publique
- Le pouvoir de l’écrit : preuve, mémoire de l’action publique…
- Réussir vos écrits professionnels : principes et règles
- Faire référence à la réglementation : garantie d’impartialité
- Ne pas s’impliquer : savoir rester neutre
- Faire preuve d’objectivité à l’écrit
- Le contexte des écrits spécifiques au secteur public : la réglementation, la jurisprudence, la situation de l’interlocuteur envers l’administration et le caractère sensible de l’objet du courrier

ASSIMILER LES SPECIFICITES DES DIFFERENTS DOCUMENTS ADMINISTRATIFS POUR ADAPTER VOS ECRITS

Connaître la palette d’écrits existants dans la fonction publique
- Les notes : de synthèse, de service, administrative
- Les courriers : en forme personnelle et en forme administrative
- Les différents types de comptes-rendus et les rapports
- Utiliser les nouveaux outils de communication : quels impacts sur vos écrits

Les questions à vous poser avant d’écrire : 1ère étape pour des écrits adaptés
- Identifier de qui émane la demande pour adapter votre document : de votre hiérarchie, d’une autre administration, d’un élu ou d’un usager, d’un citoyen, d’une association…
- Identifier l’auteur de la demande, sa qualité et sa fonction pour adapter la forme et le fond de l’écrit
- Définir ce qui motive la production de l’écrit : connaître l’objectif, discerner la finalité
- Une réponse à une demande d’information, une réclamation ....
- Une demande d’informations, de pièces administratives, de justificatifs ....
- La gestion d’un recours amiable
- La notification d’un refus, d’un agrément, d’une autorisation, d’une mise en demeure ....
- Répondre à l’obligation requise pour l’administration de motiver ses décisions
- Déterminer tous les destinataires de vos écrits : élément indispensable pour être percutant
- Adapter le choix du support en fonction des documents internes ou externes
- Ecrire aux usagers, aux citoyens…: que dire et ne pas dire ?

Cas pratique : adapter votre écriture aux spécificités de chaque document
Vous élaborerez une fiche relative aux écrits que vous produisez dans votre quotidien en faisant apparaître les spécificités de chaque écrit. Cela vous permettra de mettre en évidence les différences entre chaque type d’écrit et d’adapter votre écriture à chacune de ces spécificités.

Cas pratique : déjouer les pièges dans vos rédactions administratives
Sur la base d’une série de documents, vous relèverez les éléments qui ne respectent pas les règles et les principes d’écriture. Vous devrez ensuite reformuler les éléments, cela vous permettra de vous exercer à déjouer les pièges des écrits administratifs.

MODE D’EMPLOI POUR REDIGER VOS DOCUMENTS PROFESSIONNELS EFFICACEMENT

Structurer votre réflexion et vos idées pour réussir vos écrits
- Connaître et répertorier les sources d’informations internes externes pour traiter le besoin
- Rechercher, réunir, classer et conserver les informations
- Noter les premiers éléments qui vous viennent à l’esprit en prenant connaissance de la demande
- Relever les points sensibles ou obscurs
- Prendre le temps de la réflexion avant de vous engager dans la rédaction

Intégrer les techniques pour répondre de manière claire et percutante à la demande
- Cerner et cadrer l’objet de la demande
- Analyser la demande ou le problème grâce à la méthode : qui, quoi, ou, quand, comment et pourquoi
- Intégrer les règles de la lecture efficace et sélective : survol, repérage, écrémage et approfondissement
- Maîtriser les techniques de prise de notes : le schéma heuristique, la prise de notes modulaire et les tableaux à double entrée
- Revoir les règles de vocabulaire, de style et de grammaire nécessaire à l’écrit administratif

Définir le plan et rédiger votre document : écrire pour être lu
- Regrouper et organiser vos éléments
- Hiérarchiser les informations : essentielles, importantes, accessoires, inutiles
- Structurer vos idées : le regroupement par thème
- Développer un esprit de synthèse
- Définir un plan pertinent : connaître les différents types de plan
- Choisir les mots justes, les verbes significatifs, les termes de liaison…
- Retrouver du plaisir dans l’écriture : dépasser les blocages
- Adopter un style professionnel

Cas pratique : structurer votre message
Sur la base de différents écrits, dont le contenu aura été volontairement déstructuré, les participants définiront un plan, rétabliront un ordre logique et cohérent de présentation de l’écrit.
Sur ces mêmes écrits ils rechercheront des termes et formules mieux adaptés pour en améliorer l’expression.

INTEGRER LES REGLES D’OR DES ECRITS PROFESSIONNELS POUR PLUS DE CLARTE ET D’EFFICACITE

Etre clair et percutant : trouver le bon style
- Donner le bon style à votre document
- Utiliser le registre de langage adéquat : trouver l’équilibre entre le langage technique, administratif et courant
- Choisir un vocabulaire adapté : enrichir son vocabulaire
- Construire un argumentaire percutant

Soigner la forme : élément indispensable pour la réussite de vos écrits
- Toutes les astuces pour réussir la présentation de vos documents
- Organiser vos écrits pour être impactant
- Vérifier la lisibilité de votre document

Cas pratique : rendre vos écrits percutants sur le fond et la forme
Sur la base d’exemples concrets, vous recenserez les erreurs commises dans les documents tant sur la forme que sur le fond afin de les rectifier. Cet exercice vous permettra de vous exercer à rendre vos écrits efficaces et justes sur le fond comme sur la forme.

Cas pratique : rédiger trois documents administratifs avec aisance
Sur la base de 3 dossiers relatifs à une lettre en forme personnelle, une lettre en forme administrative et une note vous mettrez en œuvre les premières étapes d’élaboration des documents. Vous devrez donc organiser votre travail, concevoir et écrire ces trois documents en utilisant les techniques analysées lors de la formation.
Vous pourrez, si vous le souhaitez le faire à partir de documents propres à votre activité professionnelle que vous aurez apportés.
Cet exercice vous permettra de concevoir de A à Z un document administratif.

Vérifier la lisibilité de votre écrit
- Contrôler la clarté de l’expression écrite
- Analyser la pertinence du choix des informations contenues dans l’écrit
- Faire preuve de concision et synthèse dans la présentation des éléments
- Améliorer votre syntaxe

Validation des acquis : lancez-vous et progressez dans la rédaction de vos écrits professionnels
Pour mettre en pratique l’apport de la formation, une série d’exercices portant sur l’ensemble des thèmes abordés au cours du stage vous sera proposée.
En fonction de vos besoins et des types de documents que vous êtes chargé de rédiger, vous choisirez les exercices que vous estimez vous convenir le mieux pour progresser et améliorer votre rédaction.

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