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FORMATION

Manager public : retrouvez la maîtrise de votre temps

Techniques pour gérer vos priorités et organiser le travail de votre équipe
N° de réf : ST39

Lieu de la formation : Paris
Dates :
09-10 octobre 2014 ; 11-12 décembre 2014
Tarif formation : 1695 € HT (2034.00 € TTC)
Durée formation : 2 jours (14 heures)

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Objectifs de la formation

- Organiser votre travail et celui de vos agents
- Clarifier et gérer vos priorités
- Acquérir des méthodes concrètes pour renforcer votre efficacité

Le(s) formateur(s)

Céline CLAUDEZ, Consultante en management et Coach certifiée

Les plus de la formation

- Des autodiagnostics pour prendre du recul sur votre relation au temps
- La construction d'un plan d'action personnel pour redevenir acteur de la gestion de votre temps
- De nombreux outils pour optimiser votre efficacité personnelle et collective

Programme de la formation

JOUR 1


Comprendre votre relation au temps
- Qu’est-ce qu’une bonne gestion du temps ?
- Intégrer votre temps personnel et celui des autres
- Tenir compte de votre propre rythme
- Prendre en considération les contraintes de votre structure et les spécificités du secteur public : relation élus/direction, processus de décision, poids de la hiérarchie, priorités et culture de l’établissement...
- Identifier votre utilisation du temps : temps administratif, résolution de problèmes, activité coeur de métier, management...

Autodiagnostic de votre organisation personnelle
Auto-positionnement sur les axes de la gestion du temps dans les domaines de : l’organisation personnelle, la structuration de son propre travail, la maîtrise de son environnement, la gestion de son mental et de ses capacités physiques.
- Déterminer vos points forts et vos points de progrès
- Prendre conscience de votre relation au temps pour effectuer des changements durables

Atelier : identifier les sources d'une mauvaise gestion du temps
- Identifier et gérer vos voleurs de temps : réduire les activités chronophages pour vous et votre équipe
- Comment sortir de l’agitation

Animé par


Établir et gérer vos priorités et celles de votre équipe
Analyse individuelle et réflexion de groupe
- Clarifier vos objectifs et ceux de votre équipe
- Manager vos priorités : outil pour distinguer l’urgent et l’important
- Partager sur les priorités de chacun pour trouver des ajustements mutuels
- Connaître vos actions à haut rendement : repérer vos 20% d’activités à forte valeur ajoutée qui donnent 80% de résultats
- Savoir faire des choix : comment arbitrer vos priorités ?
- Traduire vos priorités en plan d’action

Renforcer l'efficacité collective : savoir déléguer pour vous dégager du temps
- Aider les autres à être efficace
- Développer la pro activité, l’autonomie et la responsabilisation
- Que déléguer, à qui et comment ?
- Les conditions de réussite de la délégation
- Fixer des objectifs, des délais et assurer le suivi
- Construire un plan de délégation

Simulation d'entretiens de responsabilisation et de délégation
- Préparer votre entretien : quelle mission souhaitez-vous confier ? A qui ?
- Présenter et valoriser la mission confiée
- Permettre à l’agent de s’exprimer
- Décliner les objectifs et résultats attendus
- Rassurer sur les risques potentiels
- Informer sur les moyens, les délais et les contacts utiles

JOUR 2


Gagner en efficacité dans votre organisation personnelle : méthode et outils
- Comment structurer et ventiler votre temps : les outils de planification
- Programmer vos priorités au niveau annuel, mensuel, hebdomadaire et quotidien en tenant compte des 7 lois du temps
- Comment planifier les imprévus ?
- Le plan de journée : établir des "to do list", commencer par vos priorités et garder du temps pour les imprévus

Construire la boîte à outils de l'organisation personnelle
Vous analyserez et élaborerez vos propres outils d’organisation en fonction de 4 domaines :
- votre style d’organisation
- l’agenda, la planification
- le classement
- l’efficacité dans le travail avec les autres

Gérer les sollicitations : comment ne pas subir le temps
Entraînement sur les cas des participants
- Comment faire face aux sollicitations avec rigueur et souplesse
- Résister aux interruptions
- Gérer les temps d’entretien : les règles d'or
- Savoir dire non tout en en préservant la qualité des relations
- Comment négocier des délais pour soi et son équipe

Cas pratiques et entraînements : savoir dire non
A partir de vos situations, vous vous entrainerez à dire non en utilisant un outil de communication : le DESC

Optimiser l'information et la communication pour améliorer le fonctionnement collectif
- Gérer l’information de façon optimale : conseils pour gérer votre messagerie et la circulation de l’information en transversal et avec votre équipe
- Faire circuler l’information en choisissant le bon canal (mail, téléphone, réunion, newsletter)
- Gérer et organiser les différents échanges : appels téléphoniques, mails, réunions, entretiens
- Optimiser les modes de communication et gérer des « temps collectifs » : conduire des réunions productives
- Comment se rendre disponible pour votre équipe et aménager du temps d’échange pour vos agents

Cas pratique : être efficace en réunion, mode d'emploi

Gestion du temps et gestion du stress : faire face à la pression
- Prendre conscience de vos messages contraignants vecteurs de stress interne
- Identifier vos facteurs de stress pour mieux le prévenir
- Savoir se concentrer, se relaxer, se poser, prendre du recul... : exercices de relaxation et de ressourcement pour gérer vos émotions, prendre du recul et vous recharger en positif

Plan d'action personnel pour redevenir acteur de votre gestion du temps
Définir votre plan d’action, fixer vos objectifs à atteindre pour être plus serein dans votre gestion du temps

A qui s'adresse cette formation ?

Cadres, managers du secteur public

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