Tableaux de bord et reportings du manager

CONTEXTE ET ENJEUX DE LA MISE EN PLACE D'OUTILS DE REPORTING : TABLEAUX DE BORD, RAPPORT D'ACTIVITE...

Vers une plus grande évaluation de la performance dans la fonction publique : les nouveautés réglementaires
- RGPP, Loi HPST, Réforme des collectivités : nécessité de justifier vos dépenses et vos résultats
- PFR : savoir valoriser votre action
- Primes collectives : renforcer l’efficacité de votre service et savoir mesurer sa performance
- Intéressement collectif : comment fixer des objectifs de service et suivre les résultats ?
- Le tableau de bord, outil indispensable à la performance dans les organisations publiques
- La place des tableaux de bord dans le système de gestion de votre service

Tableaux de bord et reportings : quelles utilisations pour le manager ?
- Utiliser les tableaux de bord pour suivre votre budget
- Se servir des reportings pour piloter votre activité
- Piloter votre service par la performance
- Faire de vos rapports d’activité un outil d’aide à la décision
- Utiliser les outils de pilotage dans une démarche de qualité
- Faire du reporting un outil de management : motiver et valoriser vos agents
- Evaluer les politiques publiques grâce aux rapports d’activité
- Définir les mérites et les limites de la démarche : peut-on tout mesurer ?

Autodiagnostic de vos pratiques de pilotage
Vous examinerez les différentes pratiques de pilotage et de gestion au sein de votre établissement. Cela vous permettra d’apprécier et d’identifier les points communs, les différences et les enjeux respectifs.
Vous pourrez donc déterminer les différentes pratiques en fonction des différents enjeux.

CONSTRUIRE VOS PROPRES OUTILS DE PILOTAGE : METHODOLOGIE

Les conditions préalables à la conception des tableaux de bord
- Identifier les difficultés à surmonter
- Prendre en compte les risques pour l’organisation : les risques de la transparence
- Mettre en place des outils simples et clairs
- Déterminer les acteurs et les récepteurs de ces outils

Définir des objectifs clairs, mesurables et quantifiables : 1ère étape
- L’importance de fixer des objectifs dans le cadre de la modernisation de la gestion publique
- Identifier les différents types d’objectifs
- Décliner les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels

Choisir des indicateurs pertinents en fonction de vos objectifs
- La collecte des informations importantes: quels supports et outils
- La nature et les types d’indicateurs : stratégique, de pilotage, de performance, de qualité...
- Les conditions de choix des indicateurs : pertinence, simplicité, coût...
- Comment créer des indicateurs sur les aspects humains de votre service ?

Bâtir des tableaux de bord adaptés à votre activité
- Sélectionner les informations essentielles en fonction des destinataires
- Synthétiser les informations utiles et agencer les données
- Utiliser des tableaux de bord prospectifs et rétrospectifs

Cas pratique : réussir la réalisation de vos tableaux de bord
- Mise en pratique des 5 étapes de construction d’un tableau de bord et de la méthode OVAR
- Présentation d'exemples de diagrammes
- Réflexion sur la construction d’un tableau de bord d’une ou plusieurs directions

Construire un reporting de l'activité de votre service
- Les étapes de la création d’un reporting
- Rendre les informations lisibles pour tous : quel vocabulaire et langage utiliser
- Utiliser les tableaux de bord dans vos rapports

DE L'ANALYSE DES INDICATEURS AU PLAN D'ACTION : PILOTER ET METTRE EN VALEUR VOTRE SERVICE

Réussir l'interprétation des tableaux de bord et des reportings
- Organiser le suivi des indicateurs
- Définir les enjeux du suivi des résultats
- Interpréter les données en fonction de vos objectifs de service

Se servir des outils de pilotage comme une aide à la décision
- Outils d’aide à la décision : identifier les enjeux
- Concevoir un système d’information regroupant différents tableaux de bord
- Définir un plan d’amélioration du système décisionnel : diagnostic, priorités et plan d’action

Utiliser les tableaux de bord pour piloter et valoriser votre service et vos agents
- Favoriser le dialogue social grâce aux tableaux de bord
- Traduire les indicateurs en action : faire des tableaux de bord des outils de pilotage
- Mettre en place des actions correctives pour respecter vos objectifs de service
- Se servir du rapport d’activité pour définir une stratégie et des objectifs de service
- Utiliser les tableaux de bord et le reporting lors des entretiens annuels

Cas pratique : interpréter les indicateurs et sélectionner les points essentiels
Grâce à un exemple vous ferez l’analyse et l’interprétation des indicateurs. Vous devrez :
- Définir les supports de présentation des résultats
- Identifier les points et les chiffres à mettre en avant afin de rendre visibles vos actions

MANAGER ET COMMUNIQUER AVEC LES TABLEAUX DE BORD ET LES REPORTINGS : IMPLIQUER LES AGENTS ET RENDRE VISIBLES VOS ACTIONS

Faire de ces outils de pilotage un outil de management
- Utiliser les tableaux de bord pour donner du poids à votre discours auprès de vos équipes
- Définir des plans d’actions pour vos agents
- Informer les agents et les fédérer autour des résultats d’équipe
- Motiver les équipes pour atteindre les résultats

Cas pratique : mobiliser les agents autour de l'utilisation de ces outils de pilotage
Réflexions et actions pour :
- Changer de pratiques au sein de votre service
- Sensibiliser vos agents à l’utilisation des tableaux de bord et des reportings
- Mettre en valeur leurs actions auprès de la hiérarchie afin d’améliorer l’efficacité du service

Communiquer auprès de votre hiérarchie et de votre équipe : outils et techniques
- Les outils de communication : comment transmettre les résultats de manière positive
- Présenter les chiffres à votre hiérarchie pour justifier de l’activité de vos agents
- Communiquer les points forts et les axes d’amélioration du service auprès de votre équipe

Mise en situation : entraînez-vous à la présentation de votre activité devant votre hiérarchie
Simulation d’une présentation orale devant votre hiérarchie, des actions de votre service pour une période donnée :
- Utilisation des techniques de communication
- Construction d’un argumentaire pour justifier vos dépenses et votre activité
- Identification de vos axes d’amélioration