Faire des réunions un lieu de création et de production

Apprécier l'opportunité de la réunion
- Réfléchir avant de faire une réunion : nécessité afin de ne pas céder à la "réunionnite"
- Dégager et inventorier les critères du bien-fondé d’une réunion

Cas pratique : définir les critères pour une réunion productive
Vous listerez l’ensemble des réunions auxquelles vous assistez, puis vous les classerez selon 3 postulats : l’utilité, la pertinence et l’efficacité.
Par la suite vous rechercherez, en sous-groupe, les conditions et critères requis pour la tenue d’une réunion.
Cela vous permettra de mettre en évidence les éléments qu’il faut réunir pour obtenir des réunions efficaces.

Préparer et organiser efficacement une réunion
- Identifier le type de réunion : réunions d'information, de préparation des décisions, de résolution de problème, d'organisation, de négociation
- Spécifier la finalité, ses objectifs, les résultats attendus à l’issue de la réunion
- Exprimer et clarifier les thèmes de la réunion
- Lister et préciser les besoins en documentation, en supports logistiques
- Etablir un ordre du jour pertinent
- Cibler et répertorier les participants, leur fonction, leur rôle
- Fixer une date, une durée et un site
- Principes d'organisation matérielle de la réunion : convocation, nombre de participants, temps, lieu...

Application pratique : réussir la préparation et l'organisation de la réunion
Sur la base d’un tableau pré établi qui vous sera remis, vous compléterez les éléments relatifs aux : types de réunion, aux objectifs de la réunion, à l’ordre du jour, aux participants et aux besoins logistiques.

Cet exercice vous permettra de rendre opérationnelle et efficiente la préparation et l’organisation en amont de la réunion.

Se positionner comme animateur de réunion
- Les différents profils d’animateurs
- Le positionnement de l’animateur eu égard à ses fonctions et situation vis à vis des participants
- Les 3 fonctions de l’animateur :
- la production : faire en sorte que la réunion aboutisse sur les résultats escomptés
- l’organisation des débats et échanges de façons structurée et cohérente
- la gestion du groupe, des individus et interactions

Cas pratique : animer une réunion avec brio
Vous inscrirez les 2 principales difficultés que vous rencontrez en tant qu’animateur de réunion. Puis, en sous-groupe, vous rechercherez des moyens de résolution pour lever ces difficultés.

Le rôle et qualités de l'animateur de réunion
- Savoir s’affirmer dans l’assertivité
- Accueillir les participants et introduire la réunion
- Enoncer et formaliser les règles du jeu du déroulement de la réunion
- Veiller au respect des temps impartis aux thèmes de l’ordre du jour
- Répartir et équilibrer les prises de parole
- Organiser les échanges et favoriser l’expression de chacun
- Tester votre assertivité

Atelier : identifier des règles du jeu pour une réunion productive
En atelier vous établirez les règles du jeu fondamentales pour rendre une réunion efficace et productive.
Suite à la mise en commun de la production des ateliers vous définirez les meilleures pratiques.

Mises en situation : animer une réunion
Sur un thème et un objectif définis, de préférence commun à tous les participants, vous choisirez un animateur qui rappellera les règles du jeu, puis animera les échanges pendant 30 minutes.
Pour chaque mise en situation et jeu de rôle une grille d’observation pré remplie sera remise aux observateurs.
Le debriefing et l’analyse des mises en situation et jeux de rôle s’effectueront comme suit :
a) l’animateur s’exprimera pour exposer son ressenti et ses observations
b) les observateurs présenteront leurs commentaires
c) les autres participants seront invités à prendre la parole s’ils le désirent pour compléter l’analyse
Ces exercices permettront de définir les points à retravailler et ceux que vous maîtriser.

Maîtriser les règles de communication dans la conduite de réunion
- Connaître les différents outils et matériels de communication
- Elocution et gestuelle : veiller à la congruence des langages verbal et non verbal
- Capter l’attention, associer les participants par le regard
- Gérer les silences, inviter un participant à s’exprimer, inviter les autres à l’écouter...
- Maîtriser les différentes modalités de la reformulation
- Ecouter, reformuler, faire répéter
- Animer et stimuler les débats et les réponses
- Calmer ou relancer les débats
- Poser des questions précises
- Effectuer des synthèses régulières des échanges
- Permettre une prise de notes claire et précise

Jeux de rôle : communiquez avec aisance pendant une réunion
Sur un thème propre à votre vécu, vous organiserez un jeu de rôle concernant les règles et les bonnes pratiques de communication en réunion.
Par la suite vous effectuerez l’analyse de cette mise en situation pour en sortir les bonnes pratiques.

Maîtriser et utiliser les phénomènes et la dynamique de groupe dans la conduite de réunion
- La relation groupe / animateur / participant
- L'influence du comportement de l'animateur sur le groupe pour :
- Approuver, exprimer ou montrer son accord
- Dynamiser le groupe s’il est trop passif
- Gérer, réguler et s’adapter aux comportements des participants
- Les comportements et attitudes (positives) qui favorisent des échanges et débats productifs
- Les comportements et attitudes (négatives) qui engendrent blocages, confusion, malaise, obstruction
- Dominateur, agressif, bavard
- Manipulateur
- Timide, effacé .....

Jeux de rôle : lever les blocages lors d'une réunion
Jeu de rôle ciblé sur les comportements négatifs lors d’une réunion. Cet exercice vous permettra de voir comment lever les blocages, relancer la dynamique, faire face aux obstructions... lors d’une réunion.

Assurer un compte rendu de qualité de la réunion
- La finalité du compte rendu : qui écrit ? pour qui ? pourquoi ?
- Les différents types de comptes rendus
- Les items du compte rendu

Application pratique : réussir le compte rendu d'une réunion
En sous-groupe vous relèverez ce que vous attendez d’un compte rendu de réunion sur le plan qualitatif, en termes d’utilité et d’exploitation des informations contenues dans ce document.
Le recueil de la production des sous-groupes et sa mise en commun permettra d’en tirer les meilleures pratiques.

Plan d'action : synthèse des bonnes pratiques
A la fin de la formation vous élaborerez une fiche synthèse portant sur les préconisations que vous retenez afin de rendre vos réunions efficaces et productives.