Mettre en place un Project Management Office (PMO)

1- Faire l'audit du pilotage des projets dans son entreprise : pourquoi mettre en place un PMO ?
- Différencier gouvernance et pilotage : stratégie versus opérations
- Définir les axes de la gouvernance : alignement stratégique, création de la valeur, mesure de la performance, management des risques, management des ressources
- Schématiser à quel niveau se situe le pilotage du PMO : niveau stratégique, niveau tactique, niveau opérationnel ?
- Distinguer les responsabilités projets, programmes et portefeuille : hiérarchisation, durabilité...
- Éviter les dysfonctionnements habituels du pilotage et mettre en place une gestion des risques centralisée

Valid’acquis :
Chaque participant s'entraîne individuellement à formaliser 2 à 3 projets personnels puis travaille sur les indicateurs de base des projets.

2- Positionner le PMO dans son entreprise et identifier le type de PMO approprié
- Connaître les différents types de PMO : base, standard, avancé...
- Où rattacher le PMO dans l'organisation existante par rapport aux métiers, à la direction, aux chefs de projets... ?
- Composer l'équipe PMO : sélectionner les compétences nécessaires, définir les rôles et responsabilités de chacun
- Mettre en place les processus décisionnels entre le PMO, le contrôle de gestion et la direction
- Construire les indicateurs de mesure de la productivité, de la rentabilité et des risques : métriques types, « balance score card »...

Valid'acquis : étude de cas.
Les participants travaillent en groupe sur une analyse qualitative et quantitative d'un portefeuille de projets, puis sur l'analyse des risques et de la valeur.

3- Définir les activités du PMO : quel sont ses domaines d'intervention selon le type de PMO choisi ?
- Le PMO, gardien des pratiques : établir une méthodologie et des outils de management de projets, encourager le partage des données, gérer les connaissances, définir les métriques et indicateurs communs à utiliser...
- Le PMO, guide stratégique : mettre en place une structure appropriée, une gouvernance des projets, des processus décisionnels et des outils d'évaluation, favoriser une communication montante et descendante...
- Le PMO, conseiller des équipes et développeur de compétences : centraliser les bonnes pratiques, constituer les équipes, communiquer, être un levier dans la formation et la gestion de carrière...
- Le PMO, support des projets : planifier les projets, réaliser des audits de projets, mettre en place un reporting, sécuriser les projets à enjeux majeurs, redresser les projets en difficulté...
- Le PMO, appui business : gérer le portefeuille, la relation client, les contrats, les performances...

Valid'acquis :
En demi-groupe, les participants mettent en place les indicateurs du PMO sur la base des projets identifiés dans l'étude de cas précédente et définissent le balance score card.

4- Mettre en place et animer le PMO dans son entreprise
- Analyser les attentes des parties prenantes (direction, chefs de projets, métiers...) à travers la matrice pouvoir/intérêt
- Vendre en interne les bénéfices de la mise en place d'un PMO : rôle, pertinence, légitimité, valeur ajoutée, rentabilité...
- Dresser un panorama de l'existant : profil des managers, nombre et type de projet, structure de l'entreprise...
- Identifier les projets complexes (volatilité, interdépendances, risques...)
- Segmenter le portefeuille en fonction des priorités de l'entreprise
- Choisir des outils de pilotage (ASA, Changepoint, Niku, Augeo...) pour suivre les projets, l'affectation des ressources...
- Communiquer pour mobiliser l'ensemble des acteurs et accompagner les changements dans les modes de travail
- Anticiper les difficultés du PMO les plus courantes

Valid'acquis :
En demi-groupe, les participants construisent les scenarii d'un PMO cible à mettre en place (fonctions, positions, compétences...). Puis, ils constituent une analyse SWOT pour chaque scenario.