Réussir la conduite de projet dans le secteur public

L'évolution de la culture projet dans les organisations publiques
- La conduite de projet, synonyme de décloisonnement et coopération entre services
- Passer de la procédure administrative au projet et à sa dynamique, de la conception à l’évaluation
- Le partenariat comme une nécessité dans les projets publics

Définition de la notion de projet dans le secteur public
- La typologie des projets et les différentes approches méthodologiques
- Les distinctions à faire entre : projets d’établissements et de services, projets d’amélioration, projets de territoire ou de bassins de vie, conduite d'opérations et conduite de projets

PILOTER UN PROJET : ETAPES, ACTEURS ET CONDITIONS DE REUSSITE

Comment étudier l'opportunité d'un projet et analyser les objectifs à atteindre
- Bâtir un diagnostic et poser des objectifs
- Evaluer l'utilité du projet et son impact sur l'environnement, sa faisabilité technique, ses conditions de mise en oeuvre
- Elaborer la grille d'analyse stratégique du projet : les parties prenantes du projet et leur stratégie, les objectifs, les enjeux et contraintes

Cas pratique : poser le diagnostic puis déterminer les enjeux et objectifs de vos projets respectifs

Constituer l'équipe projet
- Les principes à respecter pour constituer un comité de pilotage légitime et efficace
- Les exigences vis-à-vis du chef de projet
- Répartir les rôles entre les différents acteurs
- Organiser la relation projet / établissement / maître d’ouvrage et d’oeuvre

Comment cadrer le démarrage d'un projet et baliser les grandes étapes du projet
- Choisir le scénario de mise en oeuvre et rédiger la note de cadrage
- Formaliser les étapes de validation
- Etablir le planning des principales étapes du projet

Cas pratique : rédaction d'une note de cadrage
Les participants rédigeront la trame d'une note de cadrage appliquée à leur établissement, à partir des méthodologies présentées.

PLANIFIER ET CONTROLER LE DEROULEMENT DU PROJET

Élaborer les plans d'action
- Imaginer les actions du scénario choisi
- Valider les solutions en cohérence avec la note de cadrage
- Déterminer avec précision les activités constitutives du projet
- Construire le tableau des actions et définir le périmètre des responsabilités

Planifier le déroulement de votre projet
- Définir chaque étape du projet dans le temps
- Rendre le planning dynamique et opérationnel
- Utiliser les outils de planification : GANTT, PERT...

Analyser les risques liés à la mise en oeuvre de votre projet
- Identifier la typologie des risques projet
- Détecter les risques stratégiques, politiques, clients/usagers et réglementaires
- Analyser les risques liés à la sécurité et à la communication externe
- Maîtriser la méthode d'analyse des risques

Construire les outils de suivi, de pilotage, de contrôle et d'évaluation du projet
- Le contrôle de l'état d'avancement du projet : mesurer l'évolution des tâches effectuées
- L'observation des dérapages et la constitution de fiches de suivi
- L'élaboration du tableau de bord de pilotage : objectifs, choix et construction des indicateurs, suivi, remontée d'informations
- Evaluer les actions menées à chaque étape du projet

Cas pratique : construction des supports de pilotage et de suivi d'un projet
Les participants formaliseront un tableau de bord de pilotage et construiront les indicateurs de mesure de l'efficacité des actions à partir de leurs projets.

Echange sur les difficultés et opportunités offertes par l'environnement public
- Mettre sous contrôle votre projet : comment faire lorsqu'il fait intervenir des acteurs externes à l'organisation ?
- Performance et projets publics : comment passer d'une culture de moyens à une culture de résultats ?

LEVER LES FREINS LIES AU PROJET : GERER L'ASPECT HUMAIN

Surmonter les résistances à vos projets
- Eviter de réduire le projet à une juxtaposition d'outils rationalisant les décisions
- Comment réguler le changement produit par un projet

Les enjeux humains, relationnels et politiques spécifiques au management de projets publics
- Les conséquences de l'introduction des projets dans les organisations publiques
- S'appuyer sur des relais pour susciter l'adhésion
- Organiser la participation des parties prenantes : une nécessité pour la réussite du projet
- Piloter un projet sur un territoire avec différents partenaires

Gérer les relations humaines et être influent dans une relation non-hiérarchique
- Comprendre le principe "pas de projet sans conflit ou contentieux"
- Organiser et animer le travail de l'équipe projet : fixer des jalons au projet pour fédérer et éviter les découragements, les principes d’animation
- Manager un projet sans lien hiérarchique ou dépourvu d'équipe : comment s'appuyer sur les services ?

Accompagner chaque étape du projet par des actions de communication ciblées
- Etablir un plan de communication : principes, supports et objectifs
- Définir les acteurs cibles
- Concevoir les messages et les moyens
- Déterminer le calendrier des actions

Cas pratique : élaborer les actions de communication sur un projet

Promouvoir votre projet en interne
- Passer de l’étude du projet à sa promotion : donner vie au projet
- Réussir à vendre votre projet auprès de votre direction

Cas Fil Rouge : élaboration d'un guide méthodologique de projet
Les participants élaboreront un guide pratique devant faciliter la construction du projet envisagé, à partir de la note de cadrage. Ce guide abordera l'ensemble des étapes méthodologiques et outils nécessaires au contexte particulier qui est le leur.