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organisation

La visioconférence s'offre une seconde jeunesse

08/01/2009 - par Maxime Amiot

De plus en plus d'entreprises encouragent leurs salariés à effectuer leurs réunions à distance. Une tendance légitimée par les progrès technologiques et la crise, mais qui reste encore limitée.

Pendant la crise, les professionnels de la visioconférence se frottent les mains. «Le marché connaît depuis deux à trois ans un taux de croissance annuel de l'ordre de 30%. Et la tendance est à la hausse: on sent un intérêt croissant des entreprises», lance Michel Dudet, directeur innovation chez Orange Business Services, qui commercialise des solutions de conférence à distance.

De plus en plus de sociétés mettent en place des salles à cet effet, dans lesquelles les collaborateurs peuvent échanger par écrans interposés, de part et d'autre des mers ou des frontières. Le chocolatier Ferrero France dispose ainsi de trois salles de visioconférence à son siège de Mont-Saint-Aignan (Seine-Maritime) et compte en inaugurer une quatrième dans les prochains mois. «Nous les utilisons notamment pour correspondre avec notre siège social du Luxembourg. Il peut s'agir tantôt de réunions de direction, tantôt de réunions de gestion de projets entre les équipes», explique François Patschkowski, directeur des ressources humaines.

L'origine de cet engouement? D'abord les progrès technologiques: l'émergence de la visioconférence en haute définition et l'utilisation des réseaux IP (Internet Protocol) permettent de délivrer une bien meilleure qualité d'image et de son. Autre innovation, en plein devenir: la téléprésence, qui permet de diffuser l'image en taille réelle. Le groupe Cisco, qui propose lui-même ses propres solutions, développe cette technologie dans différents centres mondiaux, dont son siège français d'Issy-les-Moulineaux (Hauts-de-Seine).

Dans une salle ad hoc, des écrans géants sont disposés en lieu et place des interlocuteurs non physiquement présents à la réunion. Lorsque ceux-ci se connectent, ils sont alors représentés en taille réelle, de la manière la plus réaliste possible. «Avec cette dimension d'image, on peut suivre leur regard, leurs expressions. Tous ces éléments qui manquent parfois à la visioconférence classique, et permettent d'avoir un contact le plus réaliste possible», explique Anne-Marie Champain, directrice des ressources humaines de Cisco France.

Amortissement rapide

Mais c'est surtout la conjoncture économique qui fait bouger les lignes. Avec la flambée des prix du pétrole au premier semestre 2008, le budget voyage d'affaires de nombreuses entreprises a connu une explosion sans précédent. En période de vaches maigres, la réduction des frais de déplacement est une priorité, qu'il s'agisse du voyage (avion, train, location de voiture, etc.), des frais de restauration ou d'hébergement.

Selon une étude publiée le 12 novembre dernier par la centrale de réservation HRS, 71,4% des salariés interrogés ont été invités par leur direction à réduire leur budget voyages d'affaires. De même, 57,1% des sondés affirment désormais privilégier les conférences téléphoniques et 33% prévoient dorénavant d'effectuer leurs déplacements dans la journée.
L'équipement d'une salle de visioconférence nécessite pourtant un budget compris entre 100000 et 300000 euros, selon Orange Business Services. Mais l'investissement peut-être rapidement amorti. Le groupe Legrand, équipé d'une quarantaine de salles de visioconférence à travers le monde, a réduit de 20% son budget déplacement depuis deux ans, soit une économie «très supérieure aux frais d'équipements», explique Claude Lelièvre, «travel manager» du groupe.

Une optimisation rendue possible par une forte politique d'incitation. Chaque déplacement d'un collaborateur doit être systématiquement validé par la hiérarchie. Depuis mi-décembre 2008, un portail unique est proposé sur l'intranet du groupe, sur lequel les salariés doivent décrire leur déplacement et ses conditions. Si la destination concerne un site disposant d'une salle de visioconférence, une alerte est immédiatement envoyée par courriel au collaborateur, ainsi qu'à son supérieur, invitant à réfléchir à la tenue d'une réunion virtuelle. «Il ne s'agit pas d'effectuer toutes les réunions à distance, mais en tout cas de se poser systématiquement la question de l'utilité du déplacement», poursuit Claude Lelièvre.

Une alternative plus qu'un substitut

Les avantages de la visioconférence ne sont pas seulement économiques. L'aspect développement durable est mis en avant par nombre de sociétés dans la foulée du Grenelle de l'environnement: moins de déplacements, c'est moins d'émissions de CO2.

Les directions des ressources humaines vantent aussi le bien-être des collaborateurs. «Lorsqu'un manager se déplace sans cesse, accumulant les décalages horaires, il se fatigue inévitablement et risque d'être moins efficace. De plus, cela pèse parfois sur sa vie personnelle», indique Anne-Marie Champain, de Cisco.

Reste que l'outil comporte d'importantes limites. «Au bout d'une heure, même avec des technologies récentes, les participants décrochent, fatigués par l'écran ou préférant discuter entre eux», relève Emmanuelle Cappiez, directrice des ressources humaines du cabinet de conseil en technologies et innovation Assystem, qui utilise la visioconférence sur cinq implantations en France. De même, les débats sont forcément moins naturels. «Cela oblige à davantage de discipline pour ne pas se couper la parole», poursuit-elle.

Les collaborateurs sont les premiers réticents à utiliser l'outil: selon une étude publiée en 2008 par l'institut Gartner, seules 7% des salles de téléprésence seraient utilisées régulièrement.

Conscients de ces freins, les professionnels présentent la visioconférence comme une alternative, plutôt qu'un substitut. «Pour les premiers contacts entre équipes, la rencontre physique reste souvent indispensable. Mais c'est ensuite, pour les réunions destinées à faire le point, que la visioconférence peut prendre tout son sens», explique Gwenael Fourré, responsable solutions de communication chez Microsoft. Un juste milieu qui pourrait s'imposer peu à peu dans le quotidien de l'entreprise.

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