La climatisation ne fait pas tout. Même si elle est apparue comme un « must have » dans les entreprises au cours de la dernière canicule, elle ne suffit pas à faire accepter les espaces de travail où l’on est bien souvent plus près de son collègue que de son client. Jennifer Plaisant, fondatrice de l’agence d’aménagement d’espaces de travail DecoforDesk, estime même que le concept de l’open space appartient au passé : « Aujourd'hui, beaucoup de personnes travaillent dans des lieux très différents et vont au bureau pour des besoins particuliers, comme les réunions d'équipe ou de projet, ce qui relance la réflexion sur la transformation de ces espaces. » Romain Fusaro, directeur marketing chez Isospace, confirme que les salariés les plus jeunes ne s’y retrouvent pas : « Les nouvelles générations cherchent quelque chose d’autre dans les espaces de travail. » L’enjeu est d’autant plus décisif que l’environnement de travail devient un critère de choix pour les candidats amenés à choisir l’entreprise qui va les accueillir.
Comme à la maison
Romain Fusaro pose clairement les enjeux : « Les entreprises doivent proposer des espaces innovants car recruter signifie souvent débaucher. Beaucoup de dirigeants me disent qu’ils ont du mal à assurer leurs recrutements et que les collaborateurs qui partent disent aller vers des entreprises qui leur semblent plus “modernes”. » Pour fidéliser, certaines entreprises n’hésitent plus selon lui à multiplier les signes ostentatoires : toboggan, salle de sieste ou de silence, bibliothèques ou espaces d’allaitement. Le mobilier se rapproche petit à petit de celui de la maison, signe d’une porosité grandissante entre le domicile et le travail. Une évolution qui tient aussi à un changement d’attitude de la part des entreprises, ajoute Jennifer Plaisant : « Beaucoup de patrons veulent marquer la culture d'entreprise à travers leurs locaux et la décoration. Des éléments de l'habitat privé, comme les canapés, commencent à entrer dans les entreprises. »
Attention toutefois à ne pas tout sacrifier au design…il peut exposer à des déconvenues désagréables, rappelle Gilles Dagher, directeur fondateur de Ensinia : « Le mobilier très design n'est pas toujours ergonomique. Un grand cabinet de conseil avait misé sur des assises très basses qui ont provoqué beaucoup de lombalgies... » Selon lui, l’open space doit être repensé : « Des études de l'Institut national de recherche et de sécurité montrent que le son, et particulièrement les conversations intelligibles, est la première cause de nuisance dans ce type d'environnement. Cela oblige les autres personnes à un effort supplémentaire de concentration. » Le problème émerge constamment lorsque les entreprises souhaitent faire évoluer les environnements de travail. « Dans 85 % de nos rendez-vous commerciaux, la question acoustique est évoquée », précise Romain Fusaro.
Changer de localisation
Les solutions existent : « Il convient d'avoir des séparateurs acoustiques environ tous les douze postes de travail et aussi des cloisonnettes dépassant d'au moins 35 centimètres la hauteur des bureaux, cela réduit en moyenne le son d'environ 4 décibels de poste à poste, à condition d’avoir aussi un faux plafond. Il faut aussi traiter les plafonds et les sols pour atténuer les nuisances sonores. »
Rénover des locaux peut aussi être l’opportunité pour une entreprise d’engager une réflexion plus large. Pourquoi ne pas changer de localisation ? Un paramètre à bien considérer, prévient Gilles Dagher : « Globalement, le coût diminue à mesure qu'on s'éloigne du centre-ville mais se pose alors la question de l'attractivité – les jeunes collaborateurs veulent participer à des after works, avoir accès à des services de proximité – et du temps de trajet qui induit fatigue et réduction de la motivation. » Vient ensuite la question du choix du bâtiment lui-même. Les plus anciens peuvent sembler moins coûteux mais ils impliquent un coût d’aménagement plus élevé. Ils ont en effet été conçus pour abriter des bureaux individuels ou semi-collectifs, ce qui va impliquer des travaux importants, sans oublier leur mise à niveau réglementaire… Gilles Dagher rappelle aussi qu’il faut inclure dans cette démarche « la question des parkings, des accès, le coût du mobilier puis celui d'une éventuelle conciergerie »… En résumé, l'organisation des espaces de travail dépasse très souvent et très largement le cadre étroit de l’espace dévolu aux collaborateurs.
Impliquer les collaborateurs
Une fois les embûches et les fausses bonnes idées repérées, comment procéder pour réaménager ses locaux ? Attention à ne pas verser dans l’exercice en vase clos, déconnecté des futurs utilisateurs, prévient d’emblée Jennifer Plaisant : « Impliquer les collaborateurs est important car cela montre que l'entreprise leur porte de l'intérêt, et surtout les nouveaux aménagements seront beaucoup mieux accueillis par ces derniers. Dans les grandes entreprises, il faut nommer des ambassadeurs qui feront le lien avec l'ensemble des équipes. »
Pourquoi ne pas encapsuler la refonte des locaux dans une démarche plus ambitieuse ? « Certaines entreprises nous demandent d’entrer dans une démarche de conduite du changement, assure Romain Fusaro. Nous utilisons la méthode du design thinking pour mener ce type de démarche, en réunissant huit à dix personnes qui co-créent les solutions d’aménagement dont elles ont besoin. Nous les inspirons en leur montrant ce qu’ont fait d’autres entreprises. Puis, elles travaillent en groupe pour trouver des idées qui répondent à leurs problématiques. Enfin, nous leur faisons faire un prototype qui est montré aux autres salariés pour recueillir leurs avis et itérer. » De quoi contribuer à la création d’un espace déterminant pour la réussite de l’entreprise, à condition de ne pas engendrer des anxiétés inutiles.
Espaces de travail, un guide pour s’y retrouver
Le travail est devenu une action commune dans un espace commun qui doit être à la fois efficace, pratique, calme, inspirant, fonctionnel, silencieux, etc. Pour faire un point sur la situation, le Medef des Hauts-de-Seine vient de publier un livre blanc sur le sujet. Après une brève restrospective, il fait le tour des concepts actuels avant de passer en revue les paramètres clés de performance. Sont ensuite analysés les avantages et les objectifs qu’un réaménagement permet d’atteindre, puis une série de conseils facilitant l’aménagement, depuis le choix du mobilier jusqu’à la signalétique. Une lecture qui peut aider à rénover ou améliorer son espace de travail.
