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juridique

Notes de frais, jusqu'où aller ?

03/03/2005

Le flou contractuel autour du remboursement des dépenses professionnelles est souvent source de conflits.

Les notes de frais sont très courantes chez les journalistes et les commerciaux. Mais gare aux abus.« C'est un motif de licenciement pour faute »,avertit l'avocate Murielle-Isabelle Cahen. Jusqu'où aller dans ses dépenses professionnelles ?« Au niveau du transport entre le domicile et le lieu de travail, la même réglementation s'applique à tous les salariés. En revanche, les autres frais varient selon le statut, la fonction et les responsabilités des intéressés »,explique la juriste. Deux cas de figure cohabitent dans les entreprises : soit le versement d'une allocation forfaitaire, toujours précisée dans le contrat de travail, soit le remboursement des frais réels au cas par cas.

Repas, taxis ou fournitures de bureau restent les frais les plus classiques. Peut-on aller jusqu'à la coiffure ou la garde-robe ?« Oui, s'ils sont justifiés par la fonction et les activités du bénéficiaire »,explique Murielle-Isabelle Cahen. Logiquement, un créatif aura plus de mal à exiger le remboursement de son dernier costume griffé qu'un présentateur de télévision ou un directeur commercial, ambassadeur de la marque. Quoi qu'il en soit, mieux vaut faire avaliser par sa hiérarchie toute dépense importante ou hors norme avant de l'engager.

Signer un avenant

En cas de litige devant le conseil des prud'hommes, le salarié devra démontrer qu'il a engagé des frais pour les besoins de son activité professionnelle et donc dans l'intérêt de l'entreprise. L'employeur devra, quant à lui, prouver le caractère personnel des dépenses du salarié. Surtout, il devra justifier en quoi ces dernières dépassent la moyenne de celles de ses collègues ou de sa profession. Selon Murielle-Isabelle Cahen, l'idéal est de définir les limites à ne pas dépasser au sein d'un avenant au contrat de travail. Mais ce n'est quasiment jamais le cas...

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