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L'e-communiqué mode d'emploi

16/02/2001

L'envoi des communiqués de presse sur les boîtes aux lettres électroniques des rédactions s'est largement répandu. Mais cette recette miracle peut rapidement se révéler indigeste. Voici quelques conseils pour en user à bon escient.

Sitôt arrivé à la rédaction, Marc allume son ordinateur. Il ouvre le courrier du matin tout en surveillant du coin de l'oeil le nombre de messages qui tombent dans sa boîte e-mail. Trente, quarante... Soixante messages téléchargés et une demi-heure maximum pour les consulter avant sa première interview. Le parcours rapide des intitulés lui révèle un rachat, une nomination... Marc grommelle: trois-mails sont simplement titrés «communiqué de presse». Voilà qui ne l'aide pas dans son tri. Un quatrième est tout bonnement sans objet. Conciliant et encore curieux malgré l'abondance, Marc ouvre ces e-mails mystères. Aucun message personnel, pas même une signature. Seules sont mentionnées les pièces jointes et la société concernée.«Qu'est-ce que fait cette société?»,s'impatiente Marc. La curiosité a ses limites. Le risque d'écoper d'un virus aidant, le journaliste jette finalement le tout à la corbeille. Message suivant... Cette scène de contrariété, plutôt quotidienne dans une rédaction, révèle assez fidèlement les limites des boîtes aux lettres électroniques comme vecteurs de relations presse. Aujourd'hui, la plupart des professionnels des relations presse sont équipés d'Internet. Mais les adeptes les plus fervents sont les agences, qui sont 63% à utiliser l'e- mail régulièrement dans leurs relations avec les journalistes (cf. l'encadré). Cependant, les attachés de presse n'ont pas encore forcément acquis tous les bons réflexes sur ce nouvel outil. Voici cinq conseils à retenir.

->Éviter l'arrosage

À l'agence Point Virgule, on avoue s'être laissé aller à l'arrosage tous azimuts, il y a encore six mois à peine.«Avec la vague des start-up, il y a eu comme une euphorie de l'e-mail»,raconte Magali Daviault, attachée de presse à l'agence. À nouvelle économie, nouvelles façons de communiquer. Pour les nouveaux venus, la boîte personnelle est un moyen facile de toucher immédiatement un rédacteur sans être directement confronté à lui via le téléphone. Un nom de journaliste dans un fichier e-mail, et hop! il reçoit le communiqué en même temps que 300confrères, pour le même prix. Un avantage notable par rapport au fax. Cependant,«Internet n'est pas une baguette magique et ne pèse pas grand-chose par rapport au relationnel qu'on a su tisser»,prévient Jean-Christophe Danchaud, directeur associé de l'agence Boracay. La fondatrice de Brodeur SRRP, Sophie Renard, rapproche les dérives actuelles de celles qui ont suivi l'apparition du fax.«Tout n'est qu'une question d'adaptation à la cible»,résume-t-elle. Ainsi, un mensuel peut très bien se contenter du courrier traditionnel. Un journaliste de quotidien appréciera une alerte e-mail sur une information qui vaut d'être traitée le jour-même.

->S'adapter à la cible

«L'objectif du communiqué est de déclencher le contact direct par téléphone»,rappelle Jean-Christophe Danchaud. Or, tous les journalistes ne fonctionnent pas au même stimulus. Karine Sarre, fondatrice de Boracay, remarque un fossé selon l'ancienneté du type de presse. Globalement,«les journalistes spécialisés en finance et hautes technologies sont 50% à réclamer les informations par e-mail, tandis que ceux du secteur mode-beauté ne sont que 5% à les demander pour les infos et 15% pour les visuels»,explique-t-elle. Dans la presse féminine, elle note que les nouveaux supports telsIsaou le webzine 25-35ans se sont tout de suite adaptés aux nouvelles méthodes. Alors qu'il ne faut pas parler d'e-mail aux journalistes deMarie Claire.

->Envoyer des e-mails légers

L'envoi de visuels par e-mail fait pourtant gagner du temps aux journaux et de l'argent aux agences. Cependant, les fichiers images étant lourds à charger, il est préférable de demander l'accord du journaliste avant d'envoyer son communiqué. Le risque étant de bloquer durant un quart d'heure l'ordinateur de son destinataire. Les photos basse définition passent mieux, mais ne sont pas exploitables pour une impression papier. Elles permettent toutefois, sans risque d'encombrement, d'attirer davantage l'attention du journaliste sur l'information en question. À proscrire également: les fichiers joints. Il suffit de faire un copier-coller pour les mettre dans le corps de l'e-mail. Leur poids s'en voit divisé par dix et on ne se prive pas, ainsi, de l'audience des paranoïaques du virus. L'astuce permet également de contourner les problèmes d'incompatibilité entre logiciels.

->S'identifier parfaitement

Si l'e-mail a instauré un mode de communication plus décontracté évitant notamment les formules ampoulées, il est tout de même bon de personnaliser son message par quelques mots d'introduction afin de préciser l'objet de l'envoi. Gilles Klein, responsable de la rubrique Internet deElle,reçoit 200e-mails par jour. Il aimerait trouver«le nom entier de la personne dans le corps du message, sa fonction, son numéro de téléphone en plus de son e-mail, pour pouvoir réagir rapidement».À défaut d'un mot personnalisé, il est au moins recommandé de cacher la liste des journalistes en copie. Rien de pire que de devoir faire défiler 30lignes d'adresses avant d'en arriver au fait.«Cela permet d'actualiser son carnet d'adresses de collègues»,ironise Éric Meyer, rédacteur en chef deNewbizqui, dans ce cas-là, efface directement le message.

->Être concis

Le communiqué en lui-même doit être avant tout concis. Un en-tête clair, trois lignes de résumé avant le texte proprement dit. L'objet du message est particulièrement stratégique. Inutile de reprendre l'en-tête du communiqué même s'il est grandiose, une phrase ne rentre pas. Trois mots doivent retenir l'attention. Les efforts de mise en page sont remarqués mais pas indispensables.«Le meilleur communiqué est le plus court et le plus léger possible»,déclare Jérôme Lascombe, président de Hopscotch, conseil en communication sur Internet. Le consultant conseille de donner accès aux photos et informations supplémentaires par des liens hypertexte. Son agence propose même, depuis peu, d'intégrer des vidéos dans le corps des e-mails sans dépasser les 100ko. Un plus appréciable. Mais Jérôme Lascombe estime que, pour la presse,«la forme importe peu. Le journaliste a besoin de matière. Il n'est pas le consommateur final de l'information».En revanche, il est particulièrement sensible aux fautes d'orthographe et au style rédactionnel. Et parfois, dans ce flux de signes vite rédigés, vite jetés, le papier peut retrouver ses lettres de noblesse. Pour le lancement d'une start-up, Boracay a préféré à l'e-mail une invitation créative en carton. Résultat: 250retours, alors qu'elle en attendait une centaine.

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