1. Savoir qui sont les participants.
Pour trouver le bon lieu, il convient de se poser les bonnes questions, à commencer par savoir qui participera à l’événement. On ne traite pas de la même manière un groupe d’investisseurs et une équipe de commerciaux en début de carrière. Ils n’ont ni le même âge, ni les mêmes attentes ou les mêmes disponibilités ; ils ne viennent pas non plus pour les mêmes raisons. Les participants doivent se sentir dans leur élément… et dans celui de l’entreprise organisatrice. Le lieu étant un outil de communication, il est important qu’il soit en cohérence avec le thème de l’événement et/ou le secteur d’activité de l’entreprise.
2. Définir l'objectif de la manifestation.
À l’exception des séminaires, qui peuvent s’étendre sur un ou deux jours et peuvent donc s’envisager au vert pour déconnecter les participants, la plupart des événements ne durent que quelques heures (une demi-journée, une soirée), ce qui implique d'être relativement proches, tant sur la typologie que sur la localisation des publics ciblés.
3. Connaître son budget.
Plus le lieu est nu, plus vous aurez à investir pour le décorer et le mettre aux normes. Mieux vaut parfois s’orienter vers un lieu entièrement équipé dont le budget est plus maîtrisé. Si la plupart des sites dédiés (palais des congrès, parc d’exposition, hôtels…) intègrent à leur offre toutes les prestations essentielles au bon usage de l’endroit, pensez à vérifier le niveau réel d’équipement – qui peut se contenter du minimum nécessaire (notamment en matière de réseau internet) - mais aussi le type de prestations proposées, leur caractère obligatoire ou optionnel. En effet, certains lieux imposent parfois une liste de partenaires pour certaines prestations (traiteur, sécurité, accueil…). La quête de lieux atypiques ou originaux peut vous conduire vers des structures (bâtiments privés, lieux désaffectés…) qui ne répondent pas forcément aux normes ERP (établissements recevant du public) en matière de sécurité, d’hygiène et d’accueil de personnes handicapées. La mise aux normes peut exiger un certain investissement dont la durée et le montant varient en fonction de l’état et de la superficie du lieu.
4. Vérifier la disponibilité.
Une fois le lieu identifié, encore faut-il qu’il soit disponible. Plus un lieu coche de cases, plus il est demandé et plus il vous faudra vous y prendre à l’avance : de trois mois à un an pour les lieux les plus prisés. S’il est trop tard, vous pourrez vous orienter vers un lieu plus excentré en n’oubliant pas que l’environnement et l’accessibilité du lieu peuvent dissuader certains de vos invités et/ou provoquer de nouvelles dépenses pour acheminer les participants jusqu’à votre événement.