1. Veiller à ne pas confondre « live » et « partir en live »
Il y a bien eu des événements sur la place publique se jouant des autorisations administratives. On se souvient du premier embouteillage gourmet pour Badoit, rue de Rivoli à Paris en 2013, qui offrait aux automobilistes des repas gastronomiques accompagnés d’une bouteille d’eau minérale. Ou encore de l’Adidas Boost Battle Run, une course populaire constituée de communautés de runners urbains lancée dans les rues de la capitale en 2014. Ces opérations signées par l’agence Ubi Bene et organisées sans autorisation administrative de la ville et de la préfecture ont parfois valu une amende et quelques heures de garde à vue. Elles sont désormais exceptionnelles en raison du choix d’une prise de risques limitée par les marques, mais surtout du contexte sécuritaire renforcé ces dernières années.
2. Bétonner son dossier
Organiser un événement, quel qu’il soit, sur la voie publique relève d’une réglementation stricte. Tout projet est soumis à des autorisations délivrées par la collectivité propriétaire et la préfecture, dans le respect des libertés et principes fondamentaux, et aux nécessités de l’ordre public (sécurité, nuisances sonores…). L’organisateur doit ainsi adresser un dossier technique de manifestation publique aux autorités compétentes au moins soixante jours avant le début du montage des aménagements et des installations temporaires. Ce dossier, comprenant descriptif de l’événement,
notice de sécurité, plans d’intention, accessibilité du site, etc., doit être rigoureusement rempli et accompagné de documents spécifiques. Mieux vaut confier cette mission à des professionnels rompus à l’exercice. Leur connaissance des démarches, des critères déterminants (empreinte écologique, réglementation en termes de sécurité…) et du réseau permettent de gagner du temps et d’éviter un retard dans l’obtention des autorisations en raison d’erreurs et/ou d’oublis.
3. Respecter l’environnement
Outre les démarches administratives, l’expertise de professionnels est recommandée pour l’organisation et la conception de l’événement. En effet, tout projet doit s’intégrer dans l’espace et respecter certaines exigences de la ville (normes, environnement, aménagement…). Ce qui nécessite de travailler avec des prestataires qui connaissent l’espace public (règles de montage/démontage…). De plus, l’enjeu est la maîtrise de la scénographie (dimension artis-tique, architecturale, empreinte du public…) en adéquation avec la stratégie de communication de la marque et les contraintes institutionnelles. Enfin, il faut garder à l’esprit que l’organisateur doit être en capacité de faire face aux imprévus (techniques, météorologiques, de flux…).