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Evénementiel

Comment Adobe a digitalisé son Summit

22/04/2020 - par Amélie Moynot

Compromis par la crise sanitaire, l’Adobe Summit 2020 du géant informatique Adobe est finalement déployé en version digitale, sous la forme d’un site présentant les interventions initialement prévues. Un dispositif et une reconversion qui n’allaient pas autant de soi… Etude de cas.

  • Objectifs

Préserver la santé des participants. Las Vegas, ses casinos, son fameux Boulevard, son extravagance... C’est là que, du 29 mars au 2 avril derniers, Adobe aurait dû organiser l’Adobe Summit, son événement annuel consacré à l’expérience digitale. C’était sans compter le coronavirus qui, gagnant peu à peu du terrain, a rendu impossible la tenue de ce sommet rassemblant officiellement 23 000 personnes payantes.

« La décision de faire un sommet online a été prise très tôt, dès février, explique Christophe Marée, directeur marketing Europe du Sud et de l’Ouest du groupe américain. Adobe avait déjà demandé depuis début février à ses employés de rester travailler chez eux. Au regard de l’évolution de la situation et selon des analyses sur la viralité du Covid-19, il était devenu impossible de rassembler autant de personnes tout en assurant leur sécurité ».

Lire aussi : 5 conseils pour digitaliser son événement

  • Moyens

S’enregistrer à la maison. Dans cette situation « sans précédent », le sommet digital n’a pas, toutefois, été la première option privilégiée. « Au départ nous voulions une scène, un peu de public, et retransmettre en temps réel comme une émission de télévision », raconte Christophe Marée. Sauf que même dans un format restreint, la sécurité n’aurait pas été au rendez-vous pour les personnes amenées à participer dans ce cadre, notamment les centaines de techniciens œuvrant dans l’ombre (techniciens, éclairagistes, caméramans…).

Ainsi, seulement « deux ou trois semaines avant le 31 mars », la composante live est abandonnée, au profit d’une autre formule consistant à enregistrer et rendre accessibles sur un site Web les interventions initialement prévues. Dans le but, chaque intervenant s’enregistre donc chez lui, épaulé par les équipes de production, par exemple pour le choix du meilleur lieu dans le domicile.

En parallèle, Adobe fait un autre choix stratégique. Alors qu’un sommet similaire devait se tenir le 15 mai en Europe, décision est prise, compte tenu de la situation sanitaire, de rassembler les deux événements.

Le site est mis en ligne le 31 mars. Depuis, il est possible d’y retrouver, gratuitement, des contenus sur la publicité, le B to B ou encore le commerce. Concrètement, les 140 sessions proposées sont pour une large majorité au moins issues du premier sommet, mais les contenus sont sous-titrés (français, allemand, espagnol à suivre) afin de les rendre accessible à un public plus large.

Ce dispositif est le résultat d’un travail de longue haleine. « Le travail collaboratif avec les outils numériques s’est mis en place très rapidement. L’enregistrement des sessions, aussi. Le plus difficile a été de prendre la décision d’une version en ligne enregistrée », témoigne le directeur marketing.

  • Résultats

Plan de com. Du 31 mars au 17 avril, le site enregistre plus de 400 000 visiteurs issus du monde entier, contre 23 000 participants essentiellement américains d’habitude. Des visiteurs virtuels aux profils variés, décideurs mais aussi professionnels qui n’avaient pas prévu le déplacement et utilisateurs des solutions Adobe. Autant de nouveaux prospects, qui doivent s'enregistrer pour accéder à l'intégralité des contenus proposés. Le site va rester en ligne « sûrement plusieurs mois » et « devenir de plus en plus partie intégrante » d’Adobe.com : « une ressource permanente pour les clients, pour les personnes qui souhaitent s’inspirer », relate Christophe Marée, qui ne livre pas d’informations sur le budget investi dans le projet.

Par ailleurs, pour inciter ses personnes à se rendre sur le site, un plan de communication est orchestré via tous les canaux (e-mails, bannières, réseaux sociaux…) et l’événement promu en même temps qu'un Indice de l’économie numérique, récemment lancé par l’éditeur de logiciels pour aider à cerner l’impact économique de la crise du Covid-19.

Enfin, une leçon est tirée de cette digitalisation que les circonstances imposent de réaliser en deux mois à peine. « Cela ne peut fonctionner que s’il y a un travail collaboratif, une organisation agile, des décisions qui viennent d’en haut… Comme dans la transformation numérique des entreprises », retient Christophe Marée, qui n’indique pas en revanche si, comme Microsoft et Facebook, Adobe privilégiera les événements virtuels dans les mois à venir.

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