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Événementiel

Comment le Ludylab a adapté son salon au Covid-19

30/06/2020 - par Amélie Moynot

Alors que la crise sanitaire oblige l’événementiel à se réinventer, combiner présentiel et virtuel apparaît comme une solution pour poursuivre l’activité. Un exemple avec le salon Exploratoryum du Ludylab, tiers-lieu vendéen, organisé les 26 et 27 juin autour de l’innovation et du local.

  • Objectifs

Promouvoir l’innovation. Quand la vague corona balaye un projet dans les tuyaux depuis un an et demi, il faut bien imaginer des alternatives. C’est ce qui est arrivé au Ludylab. Ce tiers-lieu vendéen, créé il y a deux ans à Chanverrie, un village de 1800 habitants près du Puy-du-Fou, vise à rendre les nouvelles technologies accessibles à tous via notamment des activités tournées vers le grand public (autour de la réalité virtuelle, du pilotage de drone…) et de la formation et du team building pour les entreprises.

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Ses fondateurs envisageaient au départ un salon physique afin de promouvoir l’innovation des individus, des entreprises, des institutionnels. En mars, le confinement compromet le projet. En mai, les mesures d’accompagnement du déconfinement ouvrent la possibilité de proposer du présentiel. «On s’est adaptés», décrit Pascale Mousset, cofondatrice du Ludylab, qui compte cinq associés.

  • Moyens

« Sylicon Vendée ». Les 26 et 27 juin, deux jours de conférences sont mis sur pied avec des intervenants - dont environ la moitié est sur scène et l’autre en visioconférence - et un public autorisé de façon encadrée à venir sur place pour assister aux débats et interagir avec les invités. Au total, une dizaine d’interventions sont proposées, ainsi que, pour animer les soirées, un concert silencieux en réalité virtuelle, une pièce de théâtre, et un dance floor virtuel et silencieux. Au programme, entre autres : Jamy Gourmaud sur la culture scientifique pour tous, Gilles Babinet, Maud Bailly et Hervé Pillaud sur la digitalisation des métiers, Idriss Aberkane et Gunter Pauli sur l’économie circulaire…  Autant de discussions entrecoupées de 32 vidéos d’entreprises, particuliers et entrepreneurs locaux, visant à présenter leurs innovations.

Ces échanges sont suivis sur place mais aussi en direct sur Youtube et Facebook ainsi que sur la plateforme SyliconVendee.com, hébergeant une vidéo du salon à côté d’autres contenus. Pour l’événement «physique», les précautions sanitaires d’usage sont prises, avec la mise à disposition de masques et de gel hydroalcoolique, l’espacement des chaises dans la salle et l’inscription obligatoire pour pouvoir contrôler le flux des visiteurs.

«Le fait que ce soit hybride, c’est bien plus compliqué mais bien plus excitant», raconte Pascale Mousset. Le lieu a monté seul le dispositif, basé sur une scène, un plateau TV d’une part et différents supports virtuels d’autre part. Seul, c’est-à-dire sans prestataire événementiel ni partenaire annonceur mais avec toutefois de nombreuses aides bénévoles, comme celle de techniciens venus de Paris par le bouche à oreille ou de l’association Les Amis du Ludylab, qui ont apporté leur concours pour que l’opération puisse exister.

Côté budget, «cela n’a pas coûté cher si ce n’est un investissement dans du matériel technique», résume Pascale Mousset. Soit entre 5000 et 6500 euros HT auxquels s’ajoutent des frais de nourriture et de réception - un food truck présent sur place a assuré une partie de la prestation. En parallèle, pas de salaires à payer. «Nous ne rentrons pas dans nos frais mais c’est un investissement financier, humain et pour le territoire : une aura, une nouvelle vague de visibilité, d’attractivité est partie de là», assure la cofondatrice. L’événement est gratuit pour le public.  

  • Résultats

Des centaines de visionnages. Plus de 300 personnes sont venues sur place tout au long des deux jours. En virtuel, l’intervention la plus regardée, celle d’Idriss Aberkane et Gunther Pauli, a enregistré plus de 1200 personnes connectées à la fois ; les autres, 300 à 400 en moyenne. Les internautes sont issus de différentes zones géographiques : local, France entière, pays du Maghreb… Concernant les retombées, «nous avons référencé douze démarrages de projets à mettre en forme», détaille Pascale Mousset, qui défend «l’action concrète» et, par ailleurs, se réjouit de la venue d’élus locaux, un week-end d’élections municipales. De quoi renforcer, là aussi, la visibilité du salon, dont l’édition 2021, inspirée par cette expérience à l’origine contrainte par les circonstances, sera à la fois physique et digitale.

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