Depuis près de deux ans, les réunions, séminaires et autres points d’équipe se sont digitalisés. Un bouleversement qui ne comporte pas que des avantages : manque d’interaction, de concentration… voici quelques astuces pour améliorer l’engagement des participants à vos meetings virtuels.
1/ Adapter le ton et les objectifs
L’effet de nouveauté passé, les réunions en visio sont devenues une routine. Pour les organisateurs comme pour les participants, il est parfois difficile de rester concentré, de ne pas se laisser distraire par les notifications et de jongler entre les onglets de son ordinateur… Comment redonner à cet exercice un souffle nouveau ? « Le premier enjeu est d’adapter le format au type de rassemblement. Externe ou interne ? Plus ou moins de dix personnes ? Le ton et la préparation ne seront pas les mêmes », indique Gilles Bertaux, CEO et cofondateur de Livestorm, plateforme d’engagement vidéo. Il est important de penser son discours en fonction de ces paramètres. L’organisateur, qui est peut-être seul chez lui face à ses interlocuteurs à distance, devra déployer plus d’énergie pour capter suffisamment l’attention.
2/ Utiliser les fonctions de chat
Pour briser la glace, l’une des premières astuces est d’inviter l’audience à se présenter sur le système de messagerie instantanée de la plateforme (elles en possèdent toutes un). « Ne pas hésiter à demander aux gens de dire d’où ils se connectent, à la maison, au bureau, dans quelle ville, etc., propose Gilles Bertaux. L’idée est de donner dès le départ le ton d’une réunion qui ne sera pas unilatérale mais vivante, interactive. » Bien-sûr, le chat aura aussi le rôle de répertorier les questions posées durant la présentation. Pour que les intervenants se sentent concernés, il s’agit d’attirer leur attention dès le début en suggérant que la réunion sera participative. Tout au long du call, impliquer et interroger chaque personne, notamment celles qui ne prendraient pas la parole spontanément.
3/ Diversifier les contenus
« Il est fondamental de toujours garder un ton informel, quelle que soit l’audience. Jouer avec les participants, avec un ton du registre de la conversation », recommande le spécialiste. Exit donc les présentations Powerpoint de 20 slides. Ce qui est préconisé est de ne pas rester dans un format linéaire, mais de changer régulièrement de contenu : une brève prise de parole, une présentation, une vidéo, un sondage, une session question-réponse, donner la parole aux personnes concernées, lancer un débat, etc. « Souvent, surtout dans les plus petits comités, certaines personnes restent en retrait. Le classique tour de table n’est pas démodé, toujours dans une optique de briser la glace et faire participer tout le monde », ajoute Gilles Bertaux.
4/ Faire court
En entreprises, les agendas sont toujours surchargés. Pour lutter contre l’effet ennui et perte de temps, la synthétisation est de mise. Annoncer la durée de l’entrevue en introduction va avoir l’avantage de créer un sentiment d’urgence qui peut aider à maintenir l’éveil jusqu’au terme des échanges. Faire court, cela suppose de bien préparer l’ordre du jour et de définir clairement les sujets en amont. En revanche, il est conseillé de ne pas négliger la partie feedback en fin de réunion, qui est souvent très importante pour les participants. La bonne idée : organiser un roulement pour que les membres de l’équipe se chargent du compte-rendu chacun leur tour.
