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Télétravail

7 outils en ligne pour travailler à distance

22/04/2020 - par Gilmar Sequeira Martins

Communiquer, se réunir, lancer des actions, partager des documents, y apporter des corrections : autant de gestes quotidiens qui deviennent possibles à distance. Tour d’horizon des outils essentiels du télétravailleur.

Que ce soit pour le travail collaboratif, la visioconférence, la gestion de projets, l’organisation des tâches, le stockage en ligne ou le partage de documents, les outils mis en ligne ont chacun leurs adeptes.

1. SLACK, pour travailler en chœur. Cette plateforme collaborative qui doit son essor initial aux communautés de développeurs a largement essaimé depuis, avec plus de 12 millions d’utilisateurs. Son grand atout ? Mettre de l’ordre dans les discussions et éviter l’effet « spaghetti » des boucles de mail interminables. La mise en place de chaînes (channels) permet de hiérarchiser l’information et de limiter les échanges aux personnes concernées. L’application permet aussi de diffuser certaines informations à tous les collaborateurs simultanément. « C’est un outil qui assure plus de réactivité, estime Laurie Thierry, responsable du développement de Moodwork, une application de mesure et d’amélioration de la qualité de vie au travail (QVT). Il est possible de “taguer ” les collaborateurs, ils sont alertés directement, c’est plus impliquant. » Autre avantage de Slack : il peut activer d’autres applications. « Il suffit de copier-coller un lien dans Slack et il n’y a plus besoin de demander l’autorisation de modification pour tel utilisateur sur un outil Google, précise Laurie Thierry. Il est aussi possible d’attribuer des tâches dans un document. Par exemple, quand je travaille avec des graphistes, je peux sélectionner une surface précise et y placer un message demandant à telle personne d’effectuer telle tâche (donner son avis, par exemple). »

2. TEAMS, pour se réunir en équipe. Grand concurrent de Slack, Teams, l’outil collaboratif associé à la suite Office 365 de Microsoft, comptait déjà 20 millions d’utilisateurs en novembre dernier. Ce chiffre a augmenté depuis et littéralement explosé durant la première semaine de confinement. Teams a vu son nombre d’utilisateurs progresser de 12 millions. Il dépasse désormais les 40 millions. Parmi ses principaux atouts figure la familiarité de son interface, largement inspirée de celle de la suite Office365. À cela s’ajoute ses qualités intrinsèques. « Il est supérieur à Slack en termes de puissance et de périmètre technologique, estime Pascal Malotti, directeur de la stratégie de Valtech. Il est probable qu’il supplantera Slack, surtout s’il est proposé comme service additionnel de Office365. »

3. ZOOM, pour se voir ensemble. Apparu bien après Skype ou Hangouts de Google, l’outil de visioconférence Zoom a su se faire une place au soleil grâce à sa simplicité - un zoom automatique sur celui parle -et son statut d’application isolée. Il suffit de s’inscrire pour l’utiliser. Il ne demande aucune installation spécifique préalable. La mise en confinement a facilité sa diffusion, au détriment des leaders du marché. Aux États-Unis, Zoom enregistre une hausse de 252 % la semaine du 16 mars. Les équipes de Moodwork utilisaient Hangouts de Google mais la situation actuelle les a fait évoluer. « Tous les vendredis, nous faisons un point d’équipe en visioconférence, explique Laurie Thierry. Nous venons de déployer Zoom suite aux évènements actuels. Par rapport à Hangouts, il offre un meilleur confort avec moins de coupure ou de perte de réseau. » Pour éviter les piratages, constatés outre-Atlantique, il est recommandé d’utiliser les options de réglage permettant de privatiser les réunions et d’éviter les partages d’écran.

4. ASANA, pour gérer des projets. Travailler à distance, c’est aussi pouvoir gérer des projets d’une façon formalisée. Asana est un gestionnaire de projet pour des équipes dispersées. Chez Moodwork, il est utilisé au quotidien par les équipes commerciales ainsi que celles chargées du marketing ou des produits. « Il permet de créer une liste de tâches, de répartir les collaborateurs par équipe et par projets, explique Laurie Thierry. Il est possible de lister des tâches, de leur attribuer une date d’échéance et d’attribuer ces tâches à un collaborateur en particulier. » Asana offre le choix entre plusieurs systèmes de gestion des tâches (check-lists, Gantt, Kanban ou Scrum).

5. TRELLO, pour organiser ses tâches. Destiné au même usage qu’Asana, Trello se base exclusivement sur un dispositif Kanban (des colonnes dans lesquelles sont rangées les tâches à faire, faites, programmées, etc.). Il dispose cependant d’une communauté déjà bien étoffée. En octobre 2019, dans un blog, l’un des fondateurs, Michael Pryor, revendiquait le franchissement de la barre des 50 millions d’utilisateurs.

6. DROPBOX, pour stocker en ligne. Le plus connu des systèmes de stockage en ligne a de fervents adeptes et de nombreuses entreprises en ont fait leur outil de travail, à l’instar de Valtech. « Nous utilisons Dropbox pour l’ensemble des collaborateurs à l’échelle du globe, explique ainsi Pascal Malotti. C’est un outil qui a un moteur de recherche. Cela permet de retrouver un document situé à l’autre bout du monde. Nous le conserverons même si Teams propose un service similaire car nous sommes dans une logique “best of breed ”. Dropbox offre une grande simplicité de gestion de l’espace de stockage et de synchronisation des documents. »

7. GOOGLE DRIVE, pour la gestion de documents. Profitant de la popularité des autres outils proposés par Google, le Drive a lui aussi conquis un nombre important d’usagers. Ils bénéficient d’office de 15 Go de stockage. Outre l’espace, les utilisateurs disposent d’un accès direct aux autres outils de la G-suite. Ils peuvent ainsi plus facilement gérer les documents, les partager et les modifier tout en restant dans une interface commune et connue.

8. HIVEBRITE, pour se réunir et partager. Alors que le confinement va durer, la communication et le maintien des liens deviennent cruciaux. Hivebrite avait pour but initial de permettre aux communautés d’élèves ou d’anciens élèves de garder un contact et de mener des actions communes. Dans les pays anglo-saxons, les liens entre les alumni et leurs anciennes écoles sont particulièrement cultivés puisqu’ils sont aussi un moyen, pour ces dernières, de lever des fonds pour financer leur développement. Hivebrite a depuis élargi son périmètre initial et offre aujourd’hui toute une palette d’outils accessibles aussi aux professionnels. Les entreprises pourront y créer des communautés, partager des documents, mener des actions de communication, voire lancer des campagnes pour recueillir des dons pour leurs collaborateurs malades ou qui doivent faire face à des difficultés particulières.

9. DOCUSIGN, pour valider les docs. Même par temps de crise sanitaire, il peut être nécessaire de conclure des partenariats sécurisés. Il n’est cependant plus possible de rencontrer ses interlocuteurs ni de faire appel aux acteurs traditionnels de la certification et de la validation des contrats. Certaines solutions en ligne peuvent permettre de contourner cet obstacle majeur. DocuSign figure parmi les solutions. Elle permet de mettre en œuvre un système de signature électronique, disponible à partir d’un grand nombre de terminaux. Ce type de procédure peut même être automatisée pour faire gagner du temps aux différentes parties prenantes.

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