Si plusieurs appellations existent pour désigner sa fonction, telles que directeur des services généraux ou facility manager, l'office manager ne cesse de prendre du galon au sein des organisations. « C'est un poste central, précise même Heidi Loron, managing consultant chez Robert Walters. Le périmètre peut varier selon les structures mais c'est une fonction qui se distingue globalement par la polyvalence, la responsabilité et l'autonomie. » Si le cœur du métier consiste à soutenir les collaborateurs aux prises avec les tâches administratives, il tend à s’enrichir régulièrement de nouvelles missions. Il peut désormais inclure des projets de communication interne, voire une dimension de « happyness officer » à travers la création d'événements « team building ». Sans que la liste soit exhaustive. « Ce type de poste est en croissance et se trouve plus fréquemment dans les entreprises de taille moyenne car ces structures ont besoin de postes polyvalents qui agrègent plusieurs fonctions », précise Donald Rivard, également managing consultant chez Robert Walters.
En dépit de son titre officiel de « facility manager », Franck Leroyer incarne bien le rôle central de cette fonction encore méconnue. Au sein de l’agence Change, il remplit une triple mission. D’abord créer des liens : « Je propose régulièrement des rendez-vous “Get together” sous la forme de petits déjeuners, de déjeuners ou d'activités, pour créer des moments de partage au sein de l'agence comme à l'extérieur. » Il contribue aussi à l’amélioration de l’efficacité collective. « Pendant le confinement, nous avons mis en place WorkPlace et j'ai pris en charge l'animation de l'item Généralités pour diffuser de petits portraits de collaborateurs confinés, explique-t-il. Mon rôle a consisté à faire vivre cet outil pour favoriser son adoption. » Enfin, il contribue à la création de business en remplissant le rôle de « point d’entrée ». Deux fois par mois en moyenne, il invite des personnes extérieures à présenter leurs innovations aux équipes de l’agence : « Cela peut être une expérience avec des casques de réalité virtuelle ou bien avec de nouveaux créateurs de cocktails que les collaborateurs de l'agence pourront ensuite faire chez eux. Le but est de transformer l'agence en hub de découvertes. »
Des missions étendues
Chez Ogilvy Paris, la directrice des services généraux Sonja Pipan pilote une équipe de quatre personnes en charge de la gestion de l'immeuble, la réception, le gardiennage, l'entretien, la gestion du parc automobile, l'accueil des visiteurs, les travaux d'aménagement des espaces, et la restauration… maison : « Nous avons un chef, ce qui permet à nos dirigeants de recevoir ses invités dans nos locaux et de mener des entretiens en toute confidentialité. Avoir un chef à l'agence, c'est avoir la sensation qu'on reçoit “chez nous”. »
Très protéiforme, la fonction accompagne aussi l’évolution des organisations. Depuis août 2019, l’agence Ici Barbès articule flex office et 20% de télétravail. Anne-Sophie Havard, office manager, a ainsi vu s’étendre son périmètre de missions : « Nous avons lancé de nouveaux services. Les collaborateurs peuvent recourir aux services généraux pour disposer de plateaux (café, croissants...) lors des réunions, ou remplir des formulaires leur permettant de régler des questions techniques et administratives. Les services généraux, dont l'office manager, ont trois missions : s'assurer que les collaborateurs travaillent en sécurité, faciliter l'usage de tous les équipements à leur disposition et animer les locaux. » L’évolution de l’agence a aussi amené l’office manager à intégrer de nouveaux process, explique Nicolas Petermann, directeur général d'Ici Barbès : « Avant l’adoption du flex office, nous avions un processus d'accueil des collaborateurs très hétérogène et morcelé. Désormais, Anne-Sophie Havard se présente aux collaborateurs, leur explique son métier afin que ses fonctions soient bien identifiées, et leur indique le fonctionnement de l'agence. »
La fonction exige de mobiliser une large palette de qualités, reconnaît Véronique Amiot, directrice de l’agence Iceberg : « Il faut être capable de s'investir dans un projet commun et être conscient de l'importance de chaque maillon de la chaîne. C'est une fonction qui nécessite d'anticiper constamment les situations, de penser à tout et d’avoir une bonne compréhension de chaque contexte pour devenir une fonction support et permettre aux équipes créatives de se concentrer sur l'essentiel. »
En constante évolution
Plus globalement, la montée en puissance du télétravail ne peut que renforcer le rôle de l’office manager. Chez Ici Barbès, Anne-Sophie Havard a ainsi intégré le comité RSE de l’agence. Elle a été chargée de réfléchir aux indicateurs à mettre en place pour suivre et améliorer la qualité de vie au travail grâce à un questionnaire récemment soumis aux collaborateurs : « Cela va sans doute faire émerger des demandes, des remarques, ou des anxiétés qui devraient faire évoluer mon rôle. » Et le rendre encore plus important, estime Nicolas Petermann, directeur général de Ici Barbès : « L’office manager participe à la dynamique d'amélioration continue et de dialogue permanent institué avec les collaborateurs et leurs représentants. Anne-Sophie Havard aura un rôle majeur à jouer face à ce nouvel enjeu que pose le télétravail. Que signifie la QVT (« qualité de vie au travail ») dans le cadre du TT (télétravail) ? Elle va nous aider à explorer cette dimension. » Une visibilité accrue de cette fonction jouera pour une intégration toujours plus poussée dans la réflexion stratégique des entreprises.
Un rôle renforcé par la crise sanitaire
Avec le confinement mis en place à partir du 16 mars et la généralisation du télétravail, l’office manager a pris une dimension inédite et vitale pour nombre d’organisations, en particulier les plus importantes. Directeur environnement de travail chez Havas Group, Alexandre Fournier pilote une équipe de 14 personnes qui gère trois sites accueillant 2 300 salariés. La crise du Covid-19 l’a mis en contact encore plus étroit avec les instances dirigeantes pour établir les protocoles sanitaires et de nouveaux process de travail dans un souci de continuité d’activité : « À la demande de la médecine du travail, nous avons été parfois amenés à envoyer des équipements (chaises de bureaux, écrans déportés…) aux domiciles des collaborateurs qui en avaient besoin. Durant cette période de confinement et dans la préparation du déconfinement, j’ai aussi travaillé en étroite collaboration avec les services RH et la communication interne. Nous avons ainsi mis en place tout le matériel de prévention et la signalétique adéquate pour assurer la sécurité de chacun et le bon respect de tous les gestes barrières. »
