L’émergence du télétravail appelle à revoir les modes d’organisation des entreprises, avec notamment sa traditionnelle réunion de service. En ce sens, le groupe Klaxoon a lancé le 22 septembre Board, une nouvelle interface de travail collaboratif, que l’on soit à distance ou en présentiel. « On vise 100 millions d’utilisateurs », assure Matthieu Beucher, CEO et fondateur de Klaxoon, qui estime à « plusieurs millions d’euros » les ressources mobilisées pour le développement de cet outil « tout-en-un » qui permet de répondre à l’hybridité post-confinement des modes de travail.
« Il y a aujourd’hui un besoin de transformation et une exigence de synchronisation, rappelle le fondateur. Board permet de faire des réunions plus participatives et plus courtes. C’est bien plus efficace qu’une réunion pas top qui génère du copinage, des messages pas clairs et où l’on estime ne pas être interpellé de la bonne façon. » Concrètement, le logiciel – à 9,90 euros par mois – se présente sous la forme d’un tableau de bord proposant un espace de travail accessible depuis smartphone, ordinateur ou tablette, et peu gourmand en bande passante. Là, il est possible de se coordonner entre collaborateurs pour échanger des documents, partager une vidéo, faire remonter des informations ou dessiner une forme. Cinq colonnes en couleurs permettent de visualiser les cinq jours de la semaine et de déterminer ce qui a été partagé, ce qui est en cours et les points bloquants. Un outil de visioconférence est bien sûr intégré (« live ») mais il ne représente pas plus de 10 % de l’écran pour permettre de se concentrer sur les tâches à accomplir (Teams, Zoom ou Meet peuvent être aussi lancés depuis Board).
Trente minutes maximum
Particularités de cette réunion redessinée par l’interface numérique : elle est très structurée, propose une centaine de modèles, reste réservée à 15 personnes et ne peut dépasser trente minutes. Matthieu Beucher insiste sur le fait que la réunion classique, où l’on ne se voit plus désormais que derrière un masque, est assez peu productive : « C’est un exercice théâtral, pas démocratique où sans prendre trop de risques, on s’expose au regard des autres. Souvent, on se rattrape à la machine à café », observe-t-il. Les techniques de management agile aux États-Unis préconisent d’ailleurs de favoriser l’expression de toutes les idées.
L’avantage d’une réunion ainsi revisitée est qu’elle s’appuie beaucoup sur l’écrit et le partage d’informations. « Grâce à un mix écrit, oral, vidéo, on peut avoir une compréhension après coup sans passer par un revisionnage », souligne le dirigeant. Il s’agit d’être ainsi plus inclusif. Mais une telle volonté de tout contrôler n’est-elle pas le contraire de l’échange informel de la machine à café ? Matthieu Beucher n’élude pas la question: « On peut formaliser de façon plaisante et aller vers une structuration qui fait qu’à la fin, on n’a pas tout perdu. Mais on peut à tout moment s’affranchir de ce cadre. On structure mais on peut se permettre de bousculer l’échange et de faire un pas de côté. ». Cliquez sur « rassuré », please.
