Contrairement aux prévisions, la crise économique n'a pas ralenti les voyages d'affaires.
D'après le Baromètre européen du voyage d'affaires réalisé par Concomitance pour American Express(1), ce marché a été en légère croissance en 2011. Les entreprises européennes n'ont été que 21% à envisager une réduction de leur budget voyages en 2011, contre 40% en 2010 et 66% en 2009.
Le voyage d'affaires pèse entre 15 et 20 milliards d'euros, selon le type de dépenses prises en compte. «Certaines études incluent les déplacements routiers, d'autres pas. Mais globalement, la tendance est légèrement positive», explique Joël Gangnery, organisateur du salon Market Place du voyage d'affaires(2).
Le budget voyages des entreprises a donc été maintenu, particulièrement chez les PME qui n'ont d'autre choix que d'aller visiter prospects et clients pour conserver leur chiffre d'affaires. Pour Régis Chambert, président d'Avexia Voyages, «les PME ne peuvent pas ne pas voyager, même si leur recherche d'économie sur ce poste est importante. C'est le rôle principal des agences de voyages».
D'après le premier Observatoire des déplacements professionnels des PME-PMI(3) d'Avexia Voyages, qui se dit «spécialiste du voyage d'affaires au service des PME-PMI et des collectivités», les collaborateurs des PME voyagent d'abord pour conserver leurs clients et marchés (49% des réponses), et conquérir de nouveaux marchés (45%). Les frais de route sont le premier poste de dépense pour 57% des très petites sociétés (10 à 49 salariés), 44% pour celles qui emploient de 50 à 99 salariés, mais un quart seulement (24%) pour les grosses PME de 200 à 499 employés.
Alors que les offres low cost se sont multipliées aussi bien pour le rail que pour l'aérien, les entreprises ont du mal à s'y retrouver dans cette véritable jungle tarifaire, et se tournent vers leur agence de voyage, appelée TMC pour Travel Management Company en jargon voyagiste.
«Les entreprises sont revenues du “best buy” et recherchent à nouveau le conseil de leur agence», estime Éric Audoin, vice-président d'American Express Voyages d'Affaires France. Le baromètre d'American Express confirme ce constat: l'un des premiers leviers d'optimisation des budgets voyages consiste à renforcer l'utilisation de la TMC.
Autre piste pour optimiser son budget voyages: recourir à un logiciel de gestion des notes de frais. Les éditeurs de ce type de logiciels sont KDS, Concur ou encore Dimo Gestion, sans oublier les éditeurs d'ERP (Cegid, Oracle, SAP) qui proposent des modules ad hoc dans leurs progiciels. «Mais en deçà de 200 000 euros de budget voyages, les sociétés hésitent à investir dans ces systèmes», analyse Joël Gangnery.
En 2012, les budgets voyages d'affaires pourraient néanmoins se contracter en raison de hausses tarifaires dans le rail et l'aérien de l'ordre de 3 à 9%, selon American Express. Des augmentations qui devraient moins toucher les PME, selon Joël Gangnery: «Les déplacements professionnels des petites entreprises sont à 90 % à but commercial et s'effectuent principalement en voiture.»
Pour Eric Audoin, 2012 devrait voir la percée des «outils de mobilité» tels que les smartphones et autres tablettes permettant aux voyageurs d'affaires d'adapter leurs déplacements en cas d'incident climatique, comme l'éruption du volcan islandais en 2010, technique ou social.
(encadré)
Des coût mal maîtrisés
Combien coûtent les déplacements professionnels? Difficile pour les entreprises de le savoir avec précision, d'après une étude de KDS(4). Selon cet éditeur de solutions de gestion des déplacements professionnels, les dépenses de voyages sont «hors de contrôle et sous-estimées». Alors que 73% des répondants sont certains de pouvoir «calculer facilement le coût total d'un déplacement», ils omettent pourtant d'y inclure des frais indirects comme le temps du trajet (54%), la perte de productivité des collaborateurs en déplacement (75%), la fatigue (87%) et le repos nécessaire pour la compenser (73%). Ces dépenses considérées comme «importantes» par plus de la moitié des responsables financiers (54,4%) mériteraient sans doute une plus grande attention.
