Pendant la crise du Covid, les agences ont dû se démener pour revoir leur modèle. Mais à peine sortie de la crise sanitaire, voilà qu’une crise inflationniste, énergétique, sociale et géopolitique est venue de nouveau semer le trouble. Les agences créatives ne seront pas épargnées en 2023, ni en 2024, face à des annonceurs qui risquent de monter en exigence et couper dans les budgets. « Le plus difficile sera de toujours générer du cash. Les rentrées d’argent restent l’élément le plus insécurisé dans une crise comme celle-ci », estime Xavier Possamat, directeur du contrôle de gestion du groupe de création Dragon Rouge. Comment bien s’adapter à cette nouvelle donne, et avoir les bonnes priorités ? « Il faut garder confiance, rassure Vincent Reynaud-Lacroze, DG de l’agence We Are Social. Pendant la crise du Covid, les agences ont su montrer qu’elles savaient s’adapter, et revoir leur modèle. Rien ne sert de crier panique dès qu’un projet tombe à l’eau. Inspirons-nous de cette période ! » Pour autant, il ne faut pas non plus rester les bras croisés…
« Dans la tempête, la première des choses reste d’avoir une bonne vue de l’état de son navire. Il faut donc bien revoir ses processus afin de les optimiser », conseille Adeline Dura, Country Manager de l’outil ERP complet de gestion d’agence, Paprika Software. Spécifiquement conçu pour le secteur créatif depuis plus de 40 ans, la solution Paprika accélère en France auprès des agences de toutes tailles.
« On observe encore beaucoup d’erreurs dans les processus du fait de la multiplication des outils. Ces erreurs sont d’une part source de perte d’argent, avec des écarts entre ce qui a été budgété, travaillé et ce qui est facturé. Mais elles sont aussi source de tension dans les équipes qui manquent de visibilité et de communication » constate la DG.
Chez We Are Social, qui est passée d’agence indépendante à membre d’un groupe publicitaire, une Task force, composée de différents métiers, a été mise en place. Objectif : dresser un bilan de ce qui pouvait être amélioré à tous les niveaux de l’entreprise. « Idem, nous avons créé une direction des opérations. Elle fait le lien entre les différents services, raconte Vincent Reynaud-Lacroze. Cette fonction nécessite une bonne sensibilité financière, mais aussi une bonne connaissance des impératifs de chaque métier, pour convenablement répartir la charge de travail… et bien mesurer la rentabilité. »
La rentabilité : véritable graal de l’optimisation des projets pour bien prioriser les actions. Pour cela, « Un bon outil de planification et de suivi des heures est essentiel pour augmenter la productivité et les profits de son agence. Même s’il doit rester souple pour les métiers créatifs », estime Adeline Dura.
« Il faut aussi bien consulter et intégrer les équipes dans le travail d’implémentation de l’outil », ajoute Vincent Reynaud-Lacroze. La participation des collaborateurs à la transformation de l’entreprise est le secret pour une bonne acceptation des projets, quels qu’ils soient. « Donner du mou aux collaborateurs est aussi un facteur d’agilité, précise Xavier Possamat. En donnant de la marge de manœuvre dans les négociations, on réduit les circuits de validation, et on est plus réactif. Mais cela demande une bonne circulation de l’information. »
Une circulation de l'information qui peut être améliorée grâce à des outils adaptés, comme Paprika qui permet de piloter son agence à partir d’une seule plateforme et donne une vision immédiate et précise des performances en temps réel.
«Paprika Software est un logiciel de gestion d'agence spécifiquement conçu pour répondre aux besoins de l'industrie créative qui transforme les agences depuis plus de 40 ans en les rendant plus efficaces, plus rentables et plus productives. Le logiciel Paprika Software vous offre une vue complète à 360° des performances de votre agence, ce qui vous permet de prendre des décisions clés à partir de données en temps réel. Paprika vous permet de gérer à partir d’une seule plateforme vos clients, projets, équipes, fournisseurs, etc où que vous soyez. »
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