Quelle est votre visibilité sur votre plan de charge ? 1 semaine, 1 mois, 3 mois ? La question qui peut paraître anodine est néanmoins cruciale pour tout directeur de prod qui souhaite anticiper au mieux et simplement son staffing, ses périodes de facturation et par ricochet la rentabilité de son entreprise.
Les agences et sociétés de services ont une visibilité moyenne sur leur plan de charge de 1 à 3 semaines. Cela rend non seulement toute anticipation compliquée, mais aussi quasi-impossible l’adaptation des recrutements et compétences au commercial.
Bien sûr, il est possible d’accepter l’inattendu, de nouveaux projets entrants en cours de route et de s’adapter. Avec modération plutôt qu’en overdose reste dans ce cas le mantra le plus sain.
Comment fait-on pour pousser sa visibilité à plusieurs mois ? Retour d’expérience de dirigeants opérationnels d’agences et cabinets de conseil qui ont mis en place avec brio habitudes et process gagnants.
Améliorer la visibilité de tous, sur l’ensemble des projets, pour anticiper les imprévus
Qui n’a jamais goûté, ou subi la fameuse culture de la charrette ? On ne vous parle pas d’une balade bucolique au milieu de la nature derrière Jojo le joli et bon cheval, mais plutôt celle où le temps vendu pour réaliser un projet arrive en fin de course, sans pour autant que l’ensemble de la mission ne soit réalisées, le tout agrémenté de problématiques de synchronisation, puisque le graphiste est parti en vacances la veille sans avoir fait valider au client la dernière créa, indispensable pour facturer.
Lorsque les informations relatives aux projets sont centralisées sur un nombre restreint de personnes - que ce soit le chef de projet, le COO ou encore le directeur de prod - la visibilité est souvent restrictive, et ne permet pas à tous.tes d’anticiper aux mieux les changements inhérents à la vie de la structure : demandes et départs en congés, absences de clients sur phases de validations de projets, fiabilité dans les communications intra-équipes et vis à vis de l’extérieur, synchronicité dans les plannings et déplacements des tâches …
Ci-dessus : Exemple d’un planning projet sur Furious - tâches et temps imputés par personne
Pour pallier à cette problématique cruciale l’idée est simple : pour chaque projet vous devez mettre à dispositions des équipes des métriques simples, actualisées en temps réel (dates du projet, état d’avancement sur le projet, charge, planifié, facturé) mais aussi avoir des plannings visuels avec les temps imputés par personne, ainsi que la visibilité sur les congés de chacun plusieurs semaines à l’avance. Vous pouvez aussi y indiquer les absences ou disponibilités des clients avec lesquels vous validez les étapes de réalisation de vos projets. Le must reste de pouvoir recevoir des alertes à des tempo précis sur les moments de congés des parties prenantes au projet afin de pouvoir anticiper au mieux.
Vous voulez en savoir plus sur la manière dont Furious accompagne Wokine ? Visionnez les 2 minutes de témoignage de Nicolas Quilliet ICI !
Suite à ce premier step vous devez vous assurer d’avoir une visibilité claire à au moins 6 semaines sur les projets signés / les devis en cours / le pipe commercial disponible. Ceci afin de pouvoir être certain que vos équipes de prod sont suffisamment staffées, faute de quoi vous devrez changer votre fusil d’épaule et pousser des activations commerciales (en newbiz ou en inbiz) plus intensives.
Décentraliser le rôle du directeur de production et donner de la visibilité à l’ensemble des équipes est une première étape salvatrice pour planifier de manière fluide. Il ne vous reste ensuite qu’à gagner du temps en automatisant les tâches répétitives et chronophages.
Staffer vos équipes en 2 minutes chrono dès la signature du devis
Pour une société de service, courir après le temps passé n’est malheureusement pas qu’un jeu. Maximiser le temps de chaque collaborateur constitue la base d’une rentabilité durable.
Si planifier le temps de vos équipes est un casse tête quotidien, et que faire cela à plus de 3 semaines relève de l’impossible, la solution peut être une imputation des temps automatisée en fonction des ressources disponibles.
Staffer ses équipes ne relève pas seulement de la gestion de projet. Vous devez disposer de la visibilité globale sur les taux d’occupation par compétences pour des périodes données et choisies, mais aussi des niveaux d’imputation par personne. Mes équipes passent-elles leur temps en avant-vente ? En production pure ? En back-office ? A ce chapitre les plaisirs sont variés, et les pondérations de temps facturables bougent en fonction des métiers (un chef de projet passera 80% de son temps disponible sur du facturable, là où logiquement un poste marketing sera sur 30% de facturable)
Ci-dessus : la répartition des imputations par personnes et les taux d’occupation par compétences tels que visibles sur Furious.
Là où staffer ses équipes sur un gros projet peut prendre plusieurs journées dans le temps de travail de vos chefs de projet ou directeur des opérations, la solution réside dans l’utilisation d’un outil métier adapté.
Planifiez sans douleur et gagnez du temps en automatisant avec Furious
Conçu par d'anciens dirigeants de société de service pour leur propre usage au départ (contrôler leur rentabilité, automatiser l’imputation des temps et la consolidation des plannings…) Furious constitue aujourd’hui la solution métier par excellence qui vous permettra d’anticiper aisément votre plan de charge à 6 mois (ou même un an) grâce à des fonctionnalités adaptées, et surtout facilement actionnables.
Transformation des temps vendus sur devis en temps imputés sur le planning (par compétences ou individus ou besoins), workflows de validation des congés, vue gantt des plannings par projet (ou par compétences, ou par BU), état d’avancement sur projets automatiquement envoyés par email aux clients… Tout est fait pour faciliter votre quotidien et vous permettre de maximiser le staffing de vos équipes, sur le long terme.
Vous êtes curieux de savoir comment Furious peut faire passer votre société de service en pilote automatique ?
Planifiez un call de découverte dès maintenant juste ICI (et l’essai de la solution est bien entendu gratuit !)