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Événementiel

5 conseils pour digitaliser son événement

24/11/2020 - par Amélie Moynot

Le confinement rendant impossible tout rassemblement, les entreprises réfléchissent à de nouvelles façons de réunir leurs publics. Conseils d’experts pour réussir la virtualisation de son événement.

1. Conserver un message fort à transmettre
Dans un événement digital, l’objectif numéro un ne change pas. « Que l’événement soit virtuel ou réel, il s’agit de bien définir le message à faire passer aux invités, explique Julien Maselli, dirigeant fondateur de l’agence événementielle GoodNight. L’univers des possibles est incroyable mais cela nécessite un travail en amont sur l’écriture d’un scénario ». Raison de plus pour définir avec soin, avant une conférence, un salon ou un lancement de produit virtuel, ce que l’on veut que l’audience retienne.
« Il faut être minutieux sur le détail, c’est un format ludique donc les participants regardent partout sur l’écran. Il s’agit de transmettre dans l’univers digital la même force qu’un événement physique, sans oublier les messages clés », complète l’expert.  
Lire aussi : Crise : Comment EcoVadis a digitalisé sa conférence annuelle en 10 jours

2. Organiser les interactions
L’important est aussi de réussir à capter durablement l’attention de son public, qui peut en un clic se déconnecter sans repasser par la sortie ou le vestiaire. « Il faut réfléchir à la façon d’impliquer son audience pendant l'événement », déclare Eliott Maidenberg, directeur général du bureau new-yorkais de l’agence digitale Jin et contributeur à un Guide de l’Evénement digital conçu en interne et sorti fin mars.  
Cela passe par différents moyens : « choisir des solutions avec des fonctions chat, privilégier les tweets ou mettre en place des panels avec un nombre de participants restreint afin de laisser plus de temps à la discussion, comme dans une visioconférence sur Zoom », énumère le spécialiste.


3. Veiller à la qualité des images utilisées pour construire son univers digital
Pour trouver le bon outil, inutile de se lancer dans une (trop) longue veille sur le marché. « Alerte : l’outil parfait n’existe pas, même si les entreprises le cherchent, remarque Eliott Maidenberg. Il est possible, en revanche, d’utiliser les solutions existantes créativement ».
Côté technique, l’autre sujet à considérer avec attention est celui qui permettra de construire un univers digital suffisamment qualitatif. Pour Julien Maselli, en effet, « le plus important est de veiller à la qualité des images de base, en redigitalisant les formats au besoin », explique-t-il. Pas question en effet que les participants soient plongés dans un univers où la 3D est vacillante ou dont le côté « immersif » laisse à désirer. « Beaucoup de nos clients ont déjà des modélisations de leurs produits », avance-t-il.

4. Innover dans le choix des plateformes
Puisqu’avec le confinement les salariés qui le peuvent travaillent de chez eux, nombre d’entreprises sont passées à la visioconférence via des outils comme Teams ou Zoom. Pour aller plus loin, « il faut aller voir ce que fait le gaming et regarder du côté de Twitch ou Discord », recommande Eliott Maidenberg. Ces deux outils sont traditionnellement dédiés au jeu vidéo mais offrent des potentialités aux professionnels.
Discord, par exemple, est une plateforme qui permet aux joueurs d’une même partie de communiquer, par la voix ou par écrit, et d’inviter des participants. « Elle peut s’utiliser créativement pour digitaliser une conférence. Un bémol, c’est moins simple qu’un Slack, par exemple », analyse le directeur général chez Jin.
Ses avantages sont multiples : « Possibilité de créer des interactions en live avec différents acteurs (B2C mais également B2B). Pas de limites quant aux nombres de personnes. Animation et modération de votre audience grâce aux diverses fonctionnalités voix, chat et découverte de nouvelles personnes », détaille le guide de Jin.

5. Dimensionner son budget
Moins cher, l’événement virtuel ? Pas forcément. « Les outils digitaux même dans leur version entreprise sont abordables. Certains outils de réalité virtuelle sont gratuits », relève Eliott Maidenberg. Par exemple, Zoom est proposé à 18,99 euros par mois et par animateur (pour un minimum de cent animateurs) pour les grandes entreprises.
Toutefois, ce ne sont pas les seules dépenses à envisager. « Le budget que l’on pense gagner en économisant le coût de location d’un lieu est souvent remis dans l’humain : graphiste, infographiste, ingénieur…, tempère Julien Maselli. Il y a une recherche artistique. En fonction de la densité du cahier des charges, un événement virtuel peut être aussi cher ».

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